Implementarea unui sistem de digitalizare a documentelor, intr-o institutie publica - PROCEDURA

 de Ioana Stoica  20 Oct. 2023  1239

---

"In cadrul unei Primarii se doreste implementarea unui sistem de digitalizare a documentelor, facandu-se niste pasi in acest sens fara sa se adopte un regulament care sa stabileasca regulile de semnare, circuit, acord a semnaturilor digitale si ale reguli procedurale. Semnatura digitala este obtinuta dintr-un program (soft) care este utilizat pentru acordarea numerelor de inregistrare si de circuit al documentelor Infodoc. Va rugam sa ne ajutati si sa ne comunicati: Care este procedura si care sunt conditiile legale pentru digitalizarea documentelor si a circulatiei, respectiv ca documentele generatoare de efecte juridice (referate, adrese, dispozitii de primar, contracte s.a.) sa fie semnate digital in cadrul unei primarii?

Este posibil ca in cadrul unei institutii la nivel local sa se emita documente semnate digital de functionarii publici intr-un soft, fara ca acesta sa fie emis si recunoscut de o instituie autorizata? Se poate genera o semntura digitala pentru un functionar public/personal contractual, fara sa existe acordul persoanei in cauza? Care sunt condiiile de securitate si obligatia ce revine angajatorului precum si drepturile si obligatiile functionarilor publici/personal contractual in cazul implementarii semnaturii digitale/electronice."

 

Raspunsul specialistilor:

 

Conform art. 4 pct.11-15 din Legea 455/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, prin certificat se intelege o colectie de date in forma electronica ce atesta legatura dintre datele de verificare a semnaturii electronice si o persoana, confirmand identitatea acelei persoane, iar prin certificat calificat se intelege acel certificat care satisface conditiile prevazute la art. 18 si care este eliberat de un furnizor de servicii de certificare ce satisface conditiile prevazute la art. 20.

 

In acest scop, furnizor de servicii de certificare reprezinta orice persoana, romana sau straina, care elibereaza certificate sau care presteaza alte servicii legate de semnatura electronica, iar furnizorul de servicii de certificare calificata este acel furnizor de servicii de certificare care elibereaza certificate calificate.

 

Prin semnatura electronica se inteleg date in forma electronica, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare. Senatura electronica extinsa reprezinta acea semnatura electronica care indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:

 

a) este legata in mod unic de semnatar;
b) asigura identificarea semnatarului;

c) este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
d) este legata de datele in forma electronica, la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare ulterioara a acestora este identificabila.
Inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata.
Inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica, recunoscut de catre cel caruia i se opune, are acelasi efect ca actul autentic intre cei care l-au subscris si intre cei care le reprezinta drepturile.

 

In plus, prin intermediul dispozitiilor OUG 38/2020 s-a reglementat cadrul general pentru utilizarea la nivelul autoritatilor si institutiilor publice a semnaturii electronice si a documentelor electronice. La art. 3 din acest act normativ se prevede ca „(1) Actele emise in format electronic de autoritatile si institutiile publice vor fi semnate cu semnatura electronica calificata.

(2) Actele prevazute la alin. (1) sunt asimilate inscrisurilor autentice.
(3) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), tipul de semnatura electronica aplicabila actelor interne emise in format electronic de catre autoritatile si institutiile publice se stabileste de catre acestea.”

Conform art. 5 din OUG 38/2020, autoritatile si institutiile publice stabilesc tipul de semnatura electronica aplicabila pentru utilizarea de catre persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autoritati, cu respectarea dispozitiilor Regulamentului nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

O semnatura electronica calificata are efectul juridic echivalent al unei semnaturi olografe (art.25 alin.(2) din Regulamentul nr.910/2014).
Prin urmare, conform legislatiei sus-citata, inscrisurile semnate cu semnatura electronica avansata, care sunt transmise prin utilizarea unor mecanisme de autentificare de nivel substantial sau ridicat, sunt asimilate, in ceea ce priveste conditiile si efectele lor, cu inscrisurile sub semnatura privata.
Insa, pentru aplicarea acestor dispozitii legale, autoritatile si institutiile publice emit actele administrative necesare punerii in aplicare.

 

In aceste conditii, intelegem ca in ceea ce priveste tipul de semnatura electronica aplicabila actelor interne emise in format electronic de catre autoritatile si institutiile publice acesta se stabileste de catre respectivele autoritati sau institutii publice. Astfel, si intr-un asemenea caz trebuie sa existe aprobata la nivel intern o procedura care sa stabileasca in concret modul de aplicare si tipul de semnatura electronica aplicabila la nivel intern de catre respectiva autoritate publica.

 

In functie de tipul semnaturii electronice, poate fi determinata si valoarea juridica a acesteia. Simpla generare a unei semnaturi electronice de catre un anumit program electronic, fara respectarea conditionalitatilor impuse de legislatia europeana si nationala si fara ca respectivul furnizor sa fie un furnizor certificat, nu echivaleaza, in opinia noastra, cu inlocuirea semnaturii olografe. Insa, daca acest mecanism se doreste a fi strict un mecanism care sa permita un circuit al documentelor mai facil si rapid la nivelul adminsitratiei, precizam ca in egala masura acesta ar trebui sa faca obiectul unei proceduri aprobata de conducerea entitatii. In functie de respectarea acestor conditionalitati legale, documentele semnate electronic ar putea capata valoare juridica egala cu semnatura olografa, asa cum am precizat mai sus.

 

Mai mult, facem mentiunea ca, in ceea ce priveste utilizarea semnaturii electronice pentru contractele individualde de munca, acte aditionale la acestea si pentru alte documente din domeniul resurselor umane este reglementata prin Legea 53/2003, Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. Prin urmare, utilizarea acestui mod de semnare se poate realiza numai cu respectarea stricta a prevederilor din Codul muncii.

 

Astfel, la art. 16 din Codul muncii se prevede:

 

- partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.

- angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern.
- contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/ documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, si ale Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.

- la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica, in conditiile prezentei legi (deci nu este posibil ca angajatorul sa semneze electronic contractul de munca iar salariatul sa semneze olograf forma printata a contractului; contractul semnat electronic de angajator are valoare de original numai in forma sa de document electronic, in momentul in care este printat pe hartie devine o copie a documentului original electronic; astfel, pentru a se pastra valoarea de original si salariatul trebuie sa il semneze tot electronic, deci trebuie sa detina si el semnatura electronica, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata).

 

Atentie insa, la art. 16 alin. (1^6)  se prevede ca angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca.

Tot la art. 16, la alin. (1^8)  se prevede ca ”organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, potrivit legii, fara a le solicita si in format letric. La solicitarea acestora, documentele incheiate cu semnatura electronica pot fi transmise in format electronic si anterior efectuarii controlului.

Astfel, apreciem ca, in conditiile in care aceste prevederi referitoare la posibilitatea angajatorului si angajatului de a opta pentru utilizarea tehnologiei semnaturii electronice sunt introduse expres in textul din Codul muncii, ele ar trebui sa se reflecte si in regulamentul intern si in contractul de munca si ar trebui respectate intocmai.

In Regulamentul intern, in opinia noastra, ar trebui sa existe prevederi cu privire la posibilitatea de optiune de a utiliza aceasta tehnologie (deoarece aceasta este prevazuta de lege) si prevederi referitoare la procedura utilizata in cazul in care, in procesul de negociere a contractului individual de munca sau ulterior, pe parcursul executarii contractului de munca, partile decid de comun acord sa utilizeze semnatura electronica.

 

Prin urmare, din punct de vedere legal, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, asadar inclusiv a documentelor aferente concediului de odihna sau alte asemenea, angajatorul poate opta, in conditiile stabilite prin regulamentul intern aplicabil, potrivit legii, pentru utilizarea uneia dintre variantele de semnatura electronica. Utilizarea semnaturii electronice este facultativa, oricare dintre parti putandu-se opune acestei optiuni.

 

Semnarea pe un dispozitiv electronic sau cu amprenta nu transforma semnatura in cauza intr-o semnatura electronica intr-una dintre variantele prevazute si permise de lege, prin urmare utilizarea acesteia comporta anumite riscuri din punct de vedere legal, din perspectiva fortei juridice a acesteia si a valabilitatii.
In situatia in care in Regulamentul intern sunt negociate si agreate de parti si alte modalitati de comunicare la nivelul si in interiorul societatii, acestea trebuie respectate, insa in situatia unui conflict, pe langa acordul partilor si regulile aprobate la nivelul fiecarui angajator, instanta de judecata poate analiza respectiva problema, in functie de gravitatea acesteia, strict din punct de vedere al efectelor juridice pe care respectivele documente/inscrisuri le pot produce.

Un raspuns oferit de catre PortalInstitutiiPublice, in luna octombrie 2023. Da click aici pentru mai multe sfaturi si raspunsuri de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.