Institutie publica platitoare de TVA si impozit pe profit. Facturarea in lunile iulie si august

Pentru a intelege mai bine o situatie practica, am ales sa prezentam un studiu de caz prezentat de specialistii de la PortalInstitutiiPublice:

"Institutie publica platitoare de tva si impozit pe profit prestatoare de servicii electronice (stiri, fotografii), facturarea se realizeaza de regula in primele 15 zile ale lunii urmatoare serviciile lunii anterioare. Incepand de la 1 august se modifica cota de TVA. Serviciile lunii iulie, facturate in luna august se vor factura tot cu cota de 19% si vor fi incadrate in decontul de TVA la randul de regularizari? "

Raspunsul specialistilor:

I. Context legislativ si principii generale privind TVA.

In Romania, regimul TVA este reglementat de Codul fiscal (Legea nr. 227/2015, cu modificarile ulterioare) si de normele metodologice aferente, care transpun Directiva 2006/112/CE a UE. 

Pentru a raspunde la intrebarea dvs, facem urmatoarele precizari:

• Faptul generator al TVA (art. 281 din Codul fiscal): 

• Art 281 alin.(1) Cod fiscal- Faptul generator intervine la data livrarii bunurilor sau la data prestarii serviciilor, in conformitate cu regulile stabilite de prezentul articol.

• Art 282 alin.(1) Cod fiscal: Exigibilitatea taxei intervine la data la care are loc faptul generator. 
• Este momentul in care TVA devine datorata statului. Pentru servicii, exigibilitatea intervine la data faptului generator, dar poate fi devansata daca se emite o factura sau se incaseaza un avans inainte de prestarea serviciului.

• Cota de TVA aplicabila (art. 291 din Codul Fiscal): 

• Cota de TVA aplicabila este cea in vigoare la data faptului generator, indiferent de data emiterii facturii sau a incasarii contravalorii.
Cota standard de TVA se modifica de la 19% la 21% incepand cu 1 august 2025, iar cotele reduse se ajusteaza (cota de 9% devine 11%, iar cota de 5% este eliminata, fiind inlocuita cu 11% pentru anumite bunuri si servicii). Serviciile electronice (cum ar fi furnizarea de stiri sau fotografii) sunt, in general, supuse cotei standard, deoarece nu se incadreaza in categoriile de bunuri sau servicii cu cota redusa (ex. alimente, medicamente, carti, acces la evenimente culturale).

STOP!

TVA 2025 – Ghidul complet pentru contabili

Raspunsuri profesioniste la intrebarile aparute dupa modificarea cotelor de TVA incepand cu 1 august 2025, detalii AICI <<<

II. Situatia specifica: Servicii prestate in iulie 2025, facturate in august 2025
 

a) Determinarea cotei de TVA aplicabile

In cazul dvs, institutia publica presteaza servicii electronice (stiri, fotografii) in luna iulie 2025, iar facturarea se realizeaza in primele 15 zile ale lunii august 2025, dupa modificarea cotei standard de TVA la 21%. Pentru a stabili cota de TVA aplicabila, trebuie analizat faptul generator:
• Faptul generator: Pentru servicii electronice, faptul generator intervine in luna iulie 2025, cand serviciile sunt prestate (ex. luna de referinta pentru furnizarea stirilor sau fotografiilor). Daca serviciile sunt continue (ex. un abonament lunar pentru acces la continut digital), faptul generator se considera incheiat la sfarsitul perioadei de facturare, adica 31 iulie 2025.

• Cota aplicabila: Conform  Codului fiscal, cota de TVA aplicabila este cea in vigoare la data faptului generator. Astfel, pentru serviciile prestate in iulie 2025, cota de TVA este 19%, chiar daca factura se emite in august 2025, cand cota standard devine 21%.
Concluzie: Facturile emise in august 2025 pentru serviciile prestate in iulie 2025 vor aplica cota de 19%.

b) Exigibilitatea TVA si facturarea

• Exigibilitatea: Exigibilitatea TVA pentru aceste servicii intervine in luna august 2025, deoarece factura este emisa in aceasta luna, iar institutia factureaza in primele 15 zile ale lunii urmatoare pentru serviciile lunii anterioare. Conform art. 282 alin. (1)  din Codul Fiscal, daca factura este emisa dupa data faptului generator, exigibilitatea TVA se amana pana la data emiterii facturii (dar nu mai tarziu de a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a avut loc faptul generator).
• Implicatii: Desi exigibilitatea TVA este in august 2025, cota aplicabila ramane 19%, deoarece aceasta era cota in vigoare la data prestarii serviciilor (iulie 2025).

c) Incadrarea in decontul de TVA (Declaratia 300)
Decontul de TVA (Declaratia 300) reflecta operatiunile din perioada fiscala in care TVA devine exigibila. In acest caz:

• Facturile emise in august 2025 pentru serviciile din iulie 2025 vor fi raportate in decontul de TVA aferent lunii august 2025 (sau trimestrului III 2025, daca institutia are periodicitate trimestriala).
• Valoarea TVA colectat (calculata la cota de 19%) va fi inregistrata in randurile aferente livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii taxabile cu cota de 19% (ex. randul 5 din Declaratia 300, conform modelului standard).
• Nu este necesara raportarea la randurile de regularizari (ex. randurile 28-31 din Declaratia 300), deoarece aplicarea cotei de 19% este corecta si nu implica o ajustare a cotei sau a bazei de impozitare. Regularizarile sunt utilizate in cazuri precum:
-modificarea bazei de impozitare (ex. retururi, discounturi, anulari).
-corectii pentru avansuri facturate la o cota diferita.
-schimbarea destinatiei bunurilor sau serviciilor (ex. de la taxabile la scutite).

Exemplu:

• Sa presupunem ca institutia presteaza servicii electronice in valoare de 10.000 RON (fara TVA) in luna iulie 2025.
• Factura se emite pe 10 august 2025: 10.000 RON (baza) + 1.900 RON (TVA 19%) = 11.900 RON.
• In decontul de TVA pentru august 2025, la randul 5, se inregistreaza:
-Baza impozabila: 10.000 RON
-TVA colectat: 1.900 RON

d) Aspecte practice:

1. Documentarea prestarii: Pentru a justifica aplicarea cotei de 19%, este important ca documentele justificative (ex. contractul, procesul-verbal de receptie sau raportul de activitate) sa ateste clar ca serviciile au fost prestate in luna iulie 2025. Factura trebuie sa mentioneze perioada prestarii (ex. „servicii prestate in perioada 1-31 iulie 2025”).
2. Sistemul de facturare: Softul contabil sau de facturare al institutiei trebuie configurat pentru a permite aplicarea cotei de 19% pentru facturile emise in august 2025 aferente lunii iulie. Daca sistemul aplica automat cota de 21% (valabila in august), trebuie facuta o ajustare manuala pentru aceste facturi.
3. Sistemul RO e-Factura: Conform legislatiei, incepand cu 1 ianuarie 2025, toate facturile emise de institutiile publice, inclusiv pentru tranzactii B2C, trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura in termen de 5 zile calendaristice de la emitere. Facturile emise in august 2025 trebuie sa respecte aceasta obligatie, iar cota de 19% trebuie corect reflectata in sistem.
4. Contabilitate: Inregistrarea contabila pentru factura emisa in august 2025 va fi:
4111 (Client) = 704 (Venituri din prestari servicii) 10.000 RON 
4111 (Client) = 4427 (TVA colectat) 1.900 RON

III. Situatii particulare care pot influenta tratamentul fiscal

Desi cazul dvs. este foarte clar (servicii prestate in iulie, facturate in august), vav om prezenta  cateva scenarii care ar putea necesita atentie suplimentara:

• Avansuri incasate in iulie 2025: Daca institutia a incasat avansuri in luna iulie pentru serviciile prestate in aceeasi luna, TVA aferent avansului (la cota de 19%) a fost deja raportat in decontul lunii iulie. Factura finala emisa in august va ajusta avansul, aplicand tot cota de 19%, iar diferenta de TVA (daca exista) va fi raportata in decontul lunii august, dar nu ca regularizare.
• Servicii continue care se intind peste 1 august 2025: Daca serviciile sunt continue (ex. un abonament care include atat luna iulie, cat si august), trebuie facuta o separare clara intre perioadele prestate inainte si dupa 1 august. De exemplu:
- pentru perioada 1-31 iulie: cota de 19%.
- pentru perioada 1 august incolo: cota de 21%. In acest caz, factura poate include ambele cote, iar in decontul de TVA se vor raporta separat sumele aferente fiecarei cote.
• Corectii ulterioare: Daca, din eroare, factura emisa in august aplica cota de 21% in loc de 19%, va fi necesara emiterea unei facturi de corectie (storno) pentru a ajusta cota de TVA. Aceasta se va reflecta in decontul de TVA la randurile de regularizari.

IV . Recomandari practice

• Verificarea documentelor: Asigurati-va ca toate facturile emise in august pentru servicii din iulie mentioneaza clar perioada prestarii. De exemplu: „Factura pentru servicii electronice prestate in perioada 1-31 iulie 2025, cota TVA 19%”.
• Actualizarea sistemelor: Verificati daca softul de facturare si contabilitate al institutiei este actualizat pentru a gestiona tranzitia intre cote (19% pentru servicii pre-1 august, 21% pentru servicii post-1 august).
• Arhivarea documentelor: Pastrati documentele justificative (contracte, procese-verbale, corespondenta) care atesta data prestarii, pentru a evita eventuale neclaritati in cazul unui control fiscal.

V. Concluzie

Serviciile electronice prestate de institutia publica in iulie 2025 si facturate in august 2025 vor fi facturate cu cota de TVA de 19%, deoarece aceasta era cota standard in vigoare la data faptului generator (iulie 2025). In decontul de TVA aferent lunii august 2025, valoarea TVA colectat pentru aceste facturi va fi raportata la randurile corespunzatoare cotei de 19% (ex. randul 5 din Declaratia 300), fara a fi considerate regularizari, deoarece aplicarea cotei de 19% este corecta. Nu este necesara ajustarea cotei la 21%, iar facturile trebuie sa respecte obligatiile din sistemul RO e-Factura.

Baza legala:

• Codul fiscal (Legea nr. 227/2015, cu modificarile aferente anului 2025).
• Directiva 2006/112/CE privind TVA, aplicabila serviciilor electronice.
• Legea 141/2025.

Un raspuns oferit in iulie 2025, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.