Cheltuielile de protocol in intreprinderea publica - prevederi legale

Cheltuielile de protocol care nu aduc un eventual beneficiu entitatii, institutiei publice si care nu se desfasoara pentru realizarea atributiilor si scopurilor respectivei entitati sau care nu sunt justificate de contracte, negocieri, discutii, in opinia noastra, devin cheltuieli ale conducatorilor respectivei entitati. In aceste conditii, respectivele  cheltuieli apreciem ca devin personale ale conducatorului entitatii.

Dupa cum se stie, in domeniul public, pentru actiunile de protocol sunt reglementate normative de cheltuieli ce cuprind atat categoriile de persoane care sunt indreptatite sa faca astfel de cheltuieli, precum si tipurile de actiuni de protocol ce justifica efectuarea de astfel de cheltuieli, Actele normative cu relevanta in domeniu sunt OG nr.80/2001, cu modifiacrile si completarile ulterioare si HG nr.552/1991, cu modificarile si completarile ulterioare.

Iata un studiu de caz util, prezentat de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice:

"Va rog sa ma lamuriti cu privire la actele normative care reglementeaza cheltuielile pentru actiuni de protocol efectuate de directorul unei intreprinderi publice definite in sensul OUG nr. 109/2011 privind guvernanta corporativa, respectiv o companie care furnizeaza servicii de utilitate publica la care actionari sunt unitatile administrativ-teritoriale, membre ale unei Asociatii de Dezvoltare Intercomunitara. Ce impact fiscal are efectuarea acestor cheltuieli de protocol, in conditiile in care compania inregistreaza pierdere contabila. Sunt aplicabile prevederile OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile administratiei publice si institutiile publice?"

Raspunsul specialistilor: 

Apreciem ca pentru a desfasura astfel de actiuni de protocol este necesar sa fie identificat cadrul normativ care permite cheltuirea banilor publici cu acest scop, in caz contrar, cheltuiala fiind considerata nejustificata si netemeinica.

OG nr. 80/2001 se aplica si intreprinderilor publice, adica:

•    regiilor autonome;
•    societatilor si companiilor nationale;
•    societatilor comerciale la care statul sau UAT-urile detin individual ori cumulat o participatie majoritara (peste 50%).
Prin urmare, compania de utilitati publice la care actionari sunt UAT-uri, membri ai unei Asociatii de Dezvoltare Intercomunitara, intra in categoria „intreprindere publica” conform OUG 109/2011 → deci OG 80/2001 se aplica si acesteia.

2. Care este obiectul reglementarii OG nr. 80/2001

Conform art. 1 alin. (4), ordonanta stabileste ca normativele de cheltuieli privesc actiunile de protocol si dotarea cu autoturisme.

Prin urmare:

•    cheltuielile pentru actiuni de protocol (mese, receptii, cadouri, manifestari reprezentative etc.) trebuie efectuate in limitele si conditiile stabilite de OG 80/2001 si de actele subsecvente (H.G.-uri sau ordine care detaliaza plafoanele);
•    intreprinderea publica nu poate depasi normativele aprobate la nivelul actului normativ, chiar daca are venituri proprii.

Atentie: alin. (3) precizeaza ca aceste cheltuieli se efectueaza numai in limita bugetului aprobat anual, deci este necesara cuprinderea distincta in bugetul de venituri si cheltuieli (BVC), aprobat de autoritatea tutelara (UAT-urile, prin ADI).

3. Impactul fiscal al cheltuielilor de protocol ( Codul fiscal, art. 25)

Chiar daca OG 80/2001 stabileste limitele administrative si normative de cheltuieli, tratamentul fiscal ramane reglementat de Codul fiscal, art. 25 alin. (3) lit. a):
„Cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicate asupra profitului contabil, la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol.”
Asadar:
•    daca societatea realizeaza profit contabil, poate deduce fiscal doar cheltuieli de protocol in limita celor 2%;
•    daca societatea inregistreaza pierdere contabila, atunci deductibilitatea este zero, iar cheltuielile de protocol devin nedeductibile integral din punct de vedere fiscal.

4. Cum se imbina OG 80/2001 cu Codul fiscal

Aspect    Reglementare OG 80/2001    Reglementare Cod fiscal    Efect practic

Cine poate face cheltuieli de protocol    Doar institutiile, autoritatile si intreprinderile publice, in limitele prevazute    Orice contribuabil    OG 80 impune restrictii suplimentare pentru entitatile publice
Cat pot cheltui (limite administrative)    Normative valorice stabilite prin OG 80/2001 (ex: valoare cadouri, mese, etc.)    Nu reglementeaza valori, doar deductibilitatea fiscala    Societatea trebuie sa respecte ambele: limitele OG 80 + limitele fiscale
Deducerea fiscala    Nu trateaza aspecte fiscale    Art. 25 alin. (3) lit. a) – 2% din profitul contabil    in cazul pierderii contabile, deductibilitate = 0

5. Concluzie aplicata pe cazul dvs.

 Acte normative aplicabile:

1.    OUG nr. 109/2011 – stabileste regimul de guvernanta corporativa si obligatia adoptarii de politici interne privind cheltuielile.
2.    OG nr. 80/2001 – se aplica intreprinderilor publice conform art. 1 alin. (2), reglementand limitele pentru actiunile de protocol si dotarea cu autoturisme.
3.    Codul fiscal (Legea nr. 227/2015) – stabileste tratamentul fiscal (deductibilitate limitata 2%).
Impact fiscal:
•    daca societatea are pierdere contabila, atunci cheltuielile de protocol sunt integral nedeductibile fiscal;
•    ele raman insa cheltuieli legale, daca respecta OG 80/2001 (limitele administrative si bugetul aprobat), dar nu influenteaza impozitul pe profit (adica nu reduc pierderea fiscala).

Recomandare practica:

•    includeti aceste cheltuieli distinct in BVC, in limita OG 80/2001;
•    asigurati aprobarea lor prin Consiliul de Administratie si autoritatea tutelara (UAT/ADI);
•    evidentiati fiscal partea nedeductibila in registrul de evidenta fiscala.

Un studiu de caz realizat de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice in noiembrie 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: InfoInstitutii.ro
Redactia InfoInstitutii.ro are un colectiv de 4 autori specializati din domeniul institutiilor publice si legislatiei aferente. 

Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de Codul administrativ, salarizarea bugetara, modificarile privind institutiile publice si spetele contabile si fiscale din acest domeniu. Explicam detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile din sectorul bugetar.