Pastrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile in 2016

 de Cristian Tanase  02 Feb. 2016  4648

---

Pentru pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiarcontabile se vor respecta urmatoarele:

- Documentele justificative, registrele de contabilitate si celelalte documente financiarcontabile se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
- In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
- Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii,
cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiarcontabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Documentele financiar-contabile pe suport de hartie se arhiveaza avand in vedere urmatoarele reguli:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- documentele se grupeaza in dosare, cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea;
- dosarele arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
- Evidenta documentelor in arhiva se realizeaza prin Registrul de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Documentele financiar-contabile al caror termen legal de pastrare a expirat se elimina din arhiva entitatii de catre o comisie constituita conform procedurilor proprii ale entitatii. In acest sens, se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

ATENTIE! Statele de salarii se pastreaza 50 de ani, registrele si celelalte documente financiar-contabile se pastreaza 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utile a acestora.