Functii sensibile in cadrul institutiilor publice - modalitate de evaluare

Functie sensibila – este considerata sensibila acea functie care prezinta un risc semnificativ de afectare a obiectivelor entitatii prin utilizarea necorespunzatoare a resurselor umane, materiale, financiare si informationale sau de coruptie sau frauda (sursa: OSGG nr. 600/2018);

Cerintele generale:

In acest sens, in cadrul entitatii se intocmesc:
- inventarul functiilor sensibile;
- inventarul salariatilor care ocupa functii sensibile;
-  se dispun masuri suplimentare de control pentru activitatile care prezinta functii sensibile.

In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta riscuri semnificative in raport cu obiectivele.

Fisa de identificare a functiilor sensibile – cuprinde o serie de indicatori/factori de risc care au rolul de a determina daca o functie este sau ar putea fi considerata zona de risc ridicat. Fisa are rolul de a stabili nivelul de risc pentru o anumita functie considerata ca fiind sensibila;
 - Lista functiilor sensibile si a persoanelor care ocupa aceste functii – centralizarea functiilor sensibile si a persoanelor care ocupa aceste functii la nivelul entitatii;

 - Planul de rotatie a personalului – cuprinde aspecte cu privire la schimbarea de personal ce intervine la o anumita perioada, pentru o anumita functie considerata ca fiind sensibila, conform listei functiilor sensibile.
Este recomandat ca masura rotatiei personalului sa fie utilizata numai in cazul in care nu pot fi identificate si aplicate, alte masuri de control intern eficiente in gestionarea riscurilor generate de functiile sensibile.

Functiile sensibile ale entitatii publice, respectiv ale compartimentelor sale trebuie sa fie clar definite, inregistrate si actualizate. Pentru fiecare functie sensibila, este necesara o analiza de risc si se instituie controale corespunzatoare.

Nu se poate sustine necesitatea ca entitatile publice, sa aiba aceleasi functii sensibile, fiecare conducator de entitate avand dreptul si responsabilitatea de a identifica functiile pe care le considera a fi sensibile, adica functiile care prezinta un risc semnificativ pentru realizarea obiectivelor entitatii.

 De retiut ca nu toate structurile unei entitati publice trebuie sa aiba functii sensibile, standardul recomandand, ca buna practica, existenta unei preocupari permanente a managementului in legatura cu identificarea acestora, iar in cazul in care sunt identificate astfel de functii, managementul trebuie sa aiba in vedere o anumita strategie fata de functiile sensibile, bazata pe analiza riscurilor.

Mangementul are dreptul si obligatia de a discerne care anume din multimea functiilor exercitate in cadrul entitatii, sunt functiile sensibile.
Ca urmare a identificarii unei necesitati de stabilire a functiilor sensibile in cadrul institutiei la nivelul fiecarei structuri componente din cadrul entitatii se va efectua inventarierea functiilor sensibile. Conducatorul fiecarei structuri va completa fisa de identificare a functiilor sensibile, cate o fisa pentru fiecare functie sensibila din cadrul structurii.

Faptul ca legiuitorul nu a definit functiile sensibile prin lege, arata ca un astfel de demers este dificil a fi realizat prin norme juridice, datorita diversitatii si specificitatii entitatilor publice.

Sintagma „functii sensibile”, ne determina sa observam ca exista cazuri in care unele functii pot fi sensibile prin natura lor, iar in alte cazuri nu atat functiile sunt sensibile cat atributiile unor posturi, stabilite a fi exercitate de catre unii salariati,

 
Identificarea „posturilor sensibile” acoperite prin functii publice, este un demers dificil, incarcat de responsabilitate, care nu intamplator revine conducatorilor entitatilor publice.

Decizia care  trebuie luata in cazul salariatului care ocupa o functie sensibila careia i-au fost asociate riscuri semnificative poate fi solutionata, dupa caz, prin:

a) rotirea salariatilor, caz in care recurgem la o mutare a acestora de pe functiile sensibile pe care le ocupa pe alte functii, sensibile sau nu, tinand seama de posibilitatile organizatorice ale entitatii si cu respectarea legislatiei aplicabile;
b) rotirea atributiilor care fac ca posturile sa devina sensibile, in conditiile existentei unei polivalente profesionale a salariatilor, prin permutarea atributiilor unor posturi cu atributiile altor posturi, fara a se modifica conditiile specifice functiei respective.

Bunele practici identificate la nivelul unor entitati publice, clarifica unele intrebari esentiale in legatura cu domeniile de activitate in care pot exista functii sensibile si anume:

- functii care au acces la informatii confidentiale;
- functii implicate in gestionarea banilor, a bunurilor materiale;
- functii care presupun exercitarea puterii sau autoritatii statului;
- functii bazate pe un privilegiu exclusiv, de drept si de fapt pe care il poseda un organism public de a exploata anumite bunuri sau servicii;
 - functii prin care se garanteaza drepturile personalului sau cetatenilor;
- functii implicate in evaluarea unor active existente sau aflate in curs de realizare, cu implicatii majore; actiuni de evaluare legate de privatizari;
- functii prin care se realizeaza achizitii publice;
- functii prin care se constata conformitatea cu prevederile legale;
- functii prin care se realizeaza activitati cu influenta directa asupra cetatenilor, politicienilor si companiilor;
- functii care stabilesc performanta individului -ex. concursuri pentru ocuparea functiilor publice, evaluari profesionale;
- functii in care titularii acestora se afla in conflict de interese, precum si functii in care riscul de frauda este semnificativ;
- functia ocupata de superiorul ierarhic al unui salariat care exercita o functie sensibila.

Practica demonstreaza ca o anumita functie publica poate fi ,,functie sensibila’’ la o anumita entitate publica, iar la alta entitate publica, sa fie o functie obisnuita.

De asemenea, este posibil ca anumite functii, considerate ca nefiind sensibile, sa devina la un moment dat ,,functii sensibile’’, din cauza schimbarii contextului in care se desfasoara sau datorita slabiciunilor elementului uman.

Conducerea entitatii publice isi identifica functiile sensibile si functiile considerate ca fiind expuse, in mod special, la coruptie si stabileste o politica adecvata de gestionare a personalului care ocupa astfel de functii.

Functiile sensibile si cele considerate ca fiind expuse, in mod special, la coruptie pot fi atasate tuturor activitatilor privind gestionarea resurselor umane, financiare si informationale.

Conducerea entitatii identifica functiile sensibile pe baza inventarului functiilor sensibile si a listei personalului care ocupa aceste functii sensibile. In situatia in care conducerea entitatii publice hotaraste sa nu declare unele functii sensibile, atunci, in mod obligatoriu, va implementa activitati de control suplimentare sau alte masuri pe fluxul procesului respectiv, astfel incat in procesul de administrare a riscurilor efectele asupra activitatilor desfasurate in cadrul entitatii sa fie minime.

Functiile sensibile sunt acele functii care prezinta un risc semnificativ, in raport cu atingerea obiectivelor institutiei.
Conducatorul entitatii emite indrumari cu privire la persoanele care trebuie luate in considerare in inventarul functiilor sensibile, cand o functie este sau ar putea fi considerata zona de risc ridicat

O clasificare bazata pe riscuri, determina nivelul de risc, precum si nevoia si nivelul de detaliu la care ar putea ajunge o investigatie de acest tip.

Pentru inventarierea functiilor sensibile se utilizeaza o metoda de management al riscului, in care se iau in considerare atat impactul, cat si probabilitatea manifestarii riscului.
La stabilirea functiilor sensibile se au in vedere atributiile functionale ale personalului, care implica de regula unul sau mai multi factori de risc precum:

 • accesul la informatii confidentiale;
• accesul la resursele materiale, financiare si informationale;
• achizitia publica de bunuri, servicii, lucrari;
• gestionarea de materiale sau echipamente care pot fi utilizate si in interesul propriu sau al unor terti;
• gestionarea de substante/materiale cu acces restrictionat;
• accesul la informatiile clasificate sau informatiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetatenilor;
• accesul la numerar sau la resurse care pot fi transformate usor in numerar;
• lipsa separarii atributiilor;
• capacitatea de a angaja cheltuieli semnificative in relatiile cu tertii;
 • exercitarea atributiilor de serviciu in afara sediului institutiei publice;
 • functiile cu competenta decizionala exclusiva;
 • activitati de recrutare si selectie a personalului;
 • conflicte de interese ;
 • orice alte activitati in care riscul de frauda este semnificativ.

Conducatorul fiecarei structuri completeaza fisa de identificare a functiilor sensibile la nivelul structurii respective. Consilierul de etica din cadul entitatii face inventarierea functiilor sensibile si in urma inventarierii, acesta intocmeste un proiect de lista cu functii sensibile. Proiectul de lista este prezentat presedintelui comisiei de monitorizare, care o verifica din punct de vedere al conformitatii cu legislatia aplicabila si o avizeaza.  Conducatorul entitatii aproba lista cu functiile sensibile identificate in cadrul institutiei.

Riscuri si control
Cu privire la functiile sensibile, se pot realiza controale in urmatoarele zone:
 • Organizatie/cultura;
 • Organizare administrativa/controale interne;
 • Politica de personal;
• Politica de securitate;

Controalele pot fi aplicate la urmatoarele niveluri:
Cultura;  Structura; • Proces.
Functiile sensibile necesita examinarea antecedentelor.
Examinarea candidatilor, in timpul procesului de recrutare si selectie, previne posibilitatea de a fi acceptati candidati care, in pozitiile anterioare, au demonstrat un caracter non-integru.
Este important pentru conducerea institutiei sa obtina informatii de incredere si de actualitate, la nivel strategic, tactic si operational, cu privire la functiile sensibile.

Se intocmeste Registrul cu salariatii care ocupa functii sensibile

a) Pe baza Listei functiilor sensibile se centralizeaza si analizeaza functiile sensibile si elaboreaza Registrul cu salariatii care ocupa functii sensibile la nivelulentitatii;
 b) Registrul cu salariatii care ocupa functii sensibile se intocmeste prin selectarea riscurilor ridicate. Riscurile cu un nivel de sensibilitate mediu si scazut aferente functiilor sensibile se retransmit la compartimente in vederea gestionarii acestora la nivelul Registrului de riscuri pe compartiment;
c) Dupa elaborare, Registrul cu salariatii care ocupa functii sensibile,se transmite spre analiza, avizare si aprobare conducatorului institutiei;

Se intocmeste Planul pentru asigurarea diminuarii riscurilor asociate functiilor sensibile:
 a) se elaboreaza de catre conducatorii compartimentelor, pe baza Registrului cu salariatii care ocupa functii sensibile;
 b) Conducatorii compartimentelor transmit Planul pentru asigurarea diminuarii riscurilor asociate functiilor sensibile elaborat la nivelul compartimentelor;
c) Planul pentru asigurarea diminuarii riscurilor asociate functiilor sensibile la nivelul institutiei se elaboreaza prin centralizarea planurilor de la nivelul compartimentelor;
 d) Planul se transmite spre analiza, avizare si pentru aprobare conducatorului institutiei;
e) Dupa aprobare, Planul pentru asigurarea diminuarii riscurilor asociate functiilor sensibile la nivelul institutiei, se trimite tuturor compartimentelor in vederea implementarii masurilor stabilite

Model Fisa de identificare a functiilor sensibile

Compartimentul: …………………………...... Functia: ……………………………………......

 1. Functia permite accesul la informatii confidentiale?                                     pct. DA? NU?
2. Functia implica activitati care presupun gestionarea banilor sau a bunurilor materiale?  pct. DA? NU? 3. Activitatea desfasurata presupune exercitarea puterii sau autoritatii statului?  pct. DA ? NU ? 4.Activitatea desfasurata presupune garantarea drepturilor personalului sau cetatenilor?  pct. DA? NU? 5. Activitatea desfasurata implica evaluarea unor active existente sau aflate in curs de realizare, cu implicatii majore; actiuni de evaluare legate de privatizari?  pct. DA ? NU ?
 6. Functia este implicata in procesul de achizitii publice? 3 pct. DA ? NU ?
7. Sarciniile de serviciu presupun constatarea conformitatii cu prevederile legale? 2pct. DA ? NU ?
8. Activitatea desfasurata are influenta directa asupra cetatenilor, politicienilor si companiilor? 3 pct. DA ? NU ?
 9. Activitatea desfasurata presupune stabilirea performantele individului (ex. concursuri pentru ocuparea functiilor publice, evaluari profesionale?  pct. DA ? NU ?
10. In exercitiul atributiilor de serviciu functia vizata se afla in conflict de interese sau riscul de frauda este semnificativ?  pct. DA ? NU ?

Baza legala:

-Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicat, cu modificarile si completarile ulterioare;
 -Legea 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;
 -Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial la entitatile publice;
-Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

Un raspuns oferit in martie 2024, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica. 

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.