Cum sa organizezi mai usor biroul din institutia in care lucrezi

De ce sa organizezi spatiul de lucru?

Organizarea spatiilor de lucru, atat fizice, cat si virtuale, este vitala pentru a te ajuta sa economisesti timp si pentru a reduce stresul. Un spatiu care nu este bine optimizat va afecta semnificativ productivitatea din mai multe motive:

• Vei petrece minute sau chiar zeci de minute pentru a gasi documente importante. Prin buna organizarea a documentelor din birou vei gasi rapid ceea ce cauti, fara a pierde timpul.
• Te vei concentra mai greu deoarece un spatiu aglomerat distrage atentia. Este foarte usor sa te pierzi intr-un morman de hartii care iti distrag atentia de la ceea ce faci. La sfarsitul zilei este posibil sa constati ca ai realizat doar jumatate din ceea ce ti-ai propus.
• Vei obosi mai repede - cu cat biroul si mintea ta sunt mai aglomerate, cu atat apare mai repede oboseala. In mod subconstient, creierul analizeaza si scaneaza mediul in care lucrezi, iar un birou incarcat contribuie la starea de oboseala.
• Vei fi mai stresat - daca esti bine organizat, vei reduce din stresul resimtit. Biroul dezordonat si gandurile pe care le ai („iar este biroul plin!”) te vor face sa incepi ziua cu stangul. Acum este momentul pentru o schimbare!

Cum sa iti organizezi usor spatiul de la birou?

Organizarea spatiului de la birou este posibila, insa necesita efort, rabdare si timp. Odata ce te-ai ocupat de acest aspect, tot ce iti va ramane este mentinerea zilnica. Sa vedem cum te poti organiza mai usor. 

1. Fa un inventar al tuturor lucrurilor din spatiul de lucru 

Inainte de orice altceva este important sa realizezi un inventar al tuturor lucrurilor de pe birou, rafturi, sertare etc. Este foarte important sa te ocupi de toate acestea atunci cand le ai in mana si sa nu amani decizia pentru mai tarziu. 

2. Organizeaza, compartimenteaza si sorteaza pe categorii

Asigura-te ca ai cutii, produse Rossler precum bibliorafturi, suporturi verticale sau tavite suprapozabile, pentru o mai buna organizare. Dedica un cos special pentru documentele care urmeaza a fi reciclate, precum si o zona pentru cele care pot fi aruncate. 

Daca nu dispui in prezent de suficient timp pentru a alege o destinatie pentru toate, le poti pune etichete adezive care sa contina una dintre categorii (de pus la dosar, de citit, de scanat, prioritar, de zi cu zi). Proceseaza cate o categorie pe zi. 

Urmatorul pas este sa analizezi accesoriile de papetarie. Exista obiecte pe care le folosesti de 2-3 pe luna? Ele pot merge intr-o cutie pe raft, pentru a nu-ti afecta aria vizuala de la birou. De asemenea, nu uita sa faci backup la documente pe un hard drive, pe USB sau, si mai bine, in cloud. 

Ai carti sau alte documente importante pe care le folosesti de 2-3 ori pe saptamana? Le poti depozita intr-un dulap din aceeasi camera. 

3. Mentine ordinea de pe birou

Biroul in sine este un instrument care ar trebui sa fie aliatul tau pentru a lucra mai eficient si mai inteligent. Este indicat sa il mentii curat si ordonat. Acest lucru face bine creierului tau, ochilor, plamanilor care vor respira un aer mai curat si arata respect celorlalti colegi. 

Dedica 3-4 minute in fiecare seara pentru a pune toate documentele si obiectele folosite peste zi la loc. A doua zi iti vei multumi cu siguranta. Pentru a reduce si mai mult din timpul dedicat organizarii, poti ca, in timpul zilei, dupa ce ai terminat de folosit un document sau accesoriu sa il pui la loc. 

De asemenea, rezerva timp de 3-4 ori pe an pentru a scana, arhiva, distruge sau arunca documente care au venit intre timp. 

Un spatiul de lucru aglomerat este o sursa majora de griji si anxietate. In plus, contribuie la pierderea timpului, afecteaza concentrarea si devine dificil sa stabilesti ce este prioritar si ce poti amana. Prin organizarea biroului, vei creste eficienta, vei fi mai productiv si mai relaxat. 

Sursa foto: Shutterstock

Autor: InfoInstitutii.ro
Redactia InfoInstitutii.ro are un colectiv de 4 autori specializati din domeniul institutiilor publice si legislatiei aferente. 

Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de Codul administrativ, salarizarea bugetara, modificarile privind institutiile publice si spetele contabile si fiscale din acest domeniu. Explicam detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile din sectorul bugetar.