Folosirea semnaturii electronice, intr-o institutie publica - prevederi legale, explicate pas cu pas

Utilizarea semnaturii electronice in activitatea curenta a unei autoritati publice locale trebuie sa fie reglementata formal, prin documente scrise si proceduri clare, pentru a asigura legalitatea, trasabilitatea, responsabilitatea si conformitatea cu normele de securitate cibernetica si control intern.

Utilizarea semnaturii electronice - reglementari cheie si legi

Principalele acte normative care reglementeaza utilizarea semnaturii electronice in administratia publica locala sunt:

• Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) – direct aplicabil.
• Legea 214/2024 privind utilizarea semnaturii electronice, a marcii temporale si prestarea serviciilor de incredere (publicata in 2024, cu norme de aplicare deblocate prin Ordinul ministrului economiei nr. 102/2026, publicat in februarie 2026 si intrat in vigoare dupa 60 de zile).
• OUG nr. 38/2020 (cu modificari ulterioare) privind utilizarea inscrisurilor electronice la nivelul autoritatilor si institutiilor publice.
• Legea 9/2023 (simplificare administrativa) – obliga autoritatile publice sa accepte documente semnate electronic.
• Codul administrativ (OUG 57/2019, actualizat) – reglementeaza actele administrative si semnarea lor.

Semnatura electronica calificata (cea cu valoare juridica deplina, echivalenta semnaturii olografe si care produce inscris autentic cand este emisa de o autoritate publica) este singura utilizata in mod curent de functionari pentru documente oficiale cu efecte juridice (dispozitii, certificate, adeverinte, contracte, raspunsuri la petitii etc.).

Documente necesare pentru semnatura electronica 

"Functionarii unei primarii, pot folosi semnatura digitala pur si simplu, dintr-o dispozitie verbala a conducatorului institutiei? Care sunt documentele care stau la baza utilizarii semnaturilor digitale in activitatea curenta si cine trebuie sa le intocmeasca la nivelul autoritatii?"

Documentele care stau la baza utilizarii semnaturilor digitale la nivelul primariei

• La nivelul autoritatii publice locale (primarie), utilizarea semnaturii electronice trebuie sa fie fundamentata pe urmatoarele documente esentiale (obligatorii pentru legalitate si audit):
• Dispozitie a primarului (sau hotarare a consiliului local, dupa caz) de aprobare a utilizarii semnaturii electronice in activitatea institutiei. Aceasta trebuie sa fie scrisa, nu verbala.
• Procedura operationala / regulament intern / norma metodologica privind utilizarea semnaturii electronice (elaborata de compartimentul IT / juridic / secretariat). 

Aceasta detaliaza:

1. Cine are dreptul sa utilizeze semnatura (functionari desemnati).
2. Tipurile de documente care se semneaza electronic.
3. Modalitatea de pastrare a cheilor private / token-urilor / certificatelor.
4. Proceduri de revocare in caz de pierdere, plecare din institutie etc.
5. Masuri de securitate (conform GDPR si Legea securitatii cibernetice).

• Lista functionarilor desemnati care primesc certificate calificate pentru semnatura electronica (anexa la dispozitie/procedura). Desemnarea se face prin dispozitie individuala a primarului pentru fiecare functionar.
• Contracte / comenzi de achizitie a certificatelor calificate (de la furnizori acreditati: certSIGN, DigiSign, Alfasign etc.) si dovada achizitionarii dispozitivelor de creare a semnaturii (token USB, HSM etc.).
• Registru intern de evidenta a certificatelor emise / utilizate (obligatoriu pentru trasabilitate si controlul Curtii de Conturi / ANSPDCP).
• Plan de continuitate si recuperare in caz de incident (parte din strategia de securitate cibernetica a institutiei).
   

Cine trebuie sa intocmeasca aceste documente?

1. Primarul (sau viceprimarul delegat) emite dispozitia principala de aprobare si dispozitiile individuale de desemnare a functionarilor.
2. Compartimentul juridic + secretarul general al unitatii administrativ-teritoriale intocmesc proiectul dispozitiei si procedura operationala (sunt responsabili de legalitate).
3. Compartimentul IT / responsabilul cu transformarea digitala (daca exista) elaboreaza partea tehnica a procedurii (securitate, gestionare certificate, integrare cu platforme precum e-guvernare, SIA etc.).
4. Compartimentul resurse umane tine evidenta persoanelor desemnate si actualizeaza lista la plecari/angajari.

Consecinte practice si riscuri

• O dispozitie verbala nu are forta juridica si nu poate fi opusa in fata unui control (Curtea de Conturi, Prefectura, ANSPDCP, DNA etc.).
• Utilizarea neautorizata a semnaturii electronice poate fi considerata fals intelectual sau abuz in serviciu.
• Institutiile publice sunt obligate sa accepte documente semnate electronic de cetateni/firme, dar pentru semnarea proprie de catre functionari este necesara infrastructura si reglementarea interna.

Recomandare: Primaria trebuie sa initieze urgent un proiect intern de digitalizare (inclusiv achizitie certificate calificate pentru functionarii cheie – secretar, arhitect-sef, sefi de servicii etc.). Multe primarii au implementat deja acest lucru in cadrul PNRR Componenta C7 (Transformare digitala) sau prin fonduri europene.

Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice <<<

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.