Cheltuieli cu pregatirea profesionala - cand va plati angajatorul?

(2) Cheltuielile cu participarea la programele de formare profesionala, asigurata in conditiile alin. (1), se suporta de catre angajatori.

Asadar, daca angajatorul aproba participarea salariatului la curs, este obligat sa suporte cheltuielile (curs, cazare, masa, deplasare), integral sau partial, conform procedurilor interne.

Nu se pot transfera aceste costuri catre salariat decat daca:

- formarea se face la cererea angajatului si in afara obligatiilor profesionale; sau
- exista o conventie intre parti care prevede altfel, de regula pentru cursuri optionale.

Iata un studiu de caz util prezentat pe PortalInstitutiiPublice:

"Avem o solicitare pentru participare la un curs de 4 zile in alta localitate care a venit facturat tarif pachet compact de pregatire profesionala (1/2) - care cuprinde cazare, masa si curs. Avand in vedere prevederile legale in vigoare privind participarea la cursuri a personalului contractual (angajati ai unitatilor sanitare, ex spital) va rog sa ne comunicati daca in urma participarii la acest curs salariatului i se poate solicita din punct de vedere legal achitarea contravalorii tarifului pachet compact de pregatire profesionala (1/2) - care cuprinde cazare, masa si curs."

Daca participarea este aprobata de catre angajator si are legatura cu activitatea profesionala:

- este formare profesionala obligatorie, deci angajatorul nu poate solicita angajatului sa plateasca nicio parte din pachetul facturat.
- este inclusa in programul de lucru, se considera timp de munca, iar cheltuielile se pot deconta din bugetul unitatii (daca este prevazut).

Procedura completa pe care trebuie s-o urmati atunci cand faceti angajari!

Etape obligatorii si greseli frecvente! Informatii esentiale in lucrarea "Procedura completa la angajare. Caiet de lucru pentru angajatori si manageri HR", COMANDA ACUM >>>

Daca salariatul solicita din proprie initiativa cursul si nu este relevant pentru atributiile de serviciu, se poate accepta participarea cu costuri suportate de angajat, dar trebuie mentionat clar acest lucru in aprobarea participarii.

Cuantumul indemnizatie delegare/detasare prevazut de HG 714/2018,  a fost majorat prin Ordinul MFP 1235 din 28 martie 2023, astfel:

Art. 1 din Ordin: Incepand cu data de 1 aprilie 2023:

a) cuantumul indemnizatiei de delegare prevazute la  1 alin. (1) si alin. (2) lit. a) din anexa la HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului se majoreaza la 23 lei;
b) cuantumul alocatiei de cazare prevazute la  1 alin. (2) lit. b) din anexala HG 714/2018 se majoreaza la 265 lei;
c) cuantumul indemnizatiei de detasare prevazute la  4 alin. (1) din anexala HG 714/2018 se majoreaza la 23 lei.

Adica pentru 4 nopti de cazare se pot deconta 1.060 lei (265 lei x 4 = 1.060 lei), pentru plafonul nemajorat cu 50% sau 1.590 lei pentru plafonul majorat cu 50% (397,5 lei x 4 = 1.590 lei), cu aprobarea ordonatorului de credite, conform art. 1, lit. b), alin. (3) care prevede ca: Ordonatorul de credite poate aproba, in situatii temeinic fundamentate, majorarea alocatiei de cazare prevazute la alin. (2) lit. b) cu pana la 50%.

La aceste sume de mai adauga idemnizatia de detasare de 23 lei pe zi (92 lei), rezultand o valoare totala care poate fi decontata de 1.152 lei (sau 1.682 lei), suma maxima ce poate fi decontata de un salariat in cazul participarii.
Avand in vedere cele prezentate mai sus si, indiferent, de modul de facturare, acesta este plafonul maxim care poate fi decontat de catre institutia si/sau autoritatea publica.

Prin decizia nr. 569 din 28 septembrie 2023, Curtea de Apel Brasov, sectia contencios administrativ si fiscal, a stabilit:

I) Indiferent de modalitatea in care autoritatile publice inteleg sa realizeze activitatea de pregatire profesionala a personalului propriu, fie prin decontarea direct catre angajat a cheltuielilor de diurna si cazare, fie prin achitarea catre prestatorul de servicii, a sumelor diferentiat stabilite cu titlu de cazare si masa, autoritatile si institutiile publice nu au voie sa depaseasca limitele maxime ale contravalorii acestor servicii fixate de legiuitor prin art. 1 alin. (2) din Anexa la HG 714/2018.

Opinam ca facturarea serviciilor de formare cu cazare inclusa ca pachet excede prevederilor legale si nu poate opera in situatia in care cazarea participantilor la curs se face la hoteluri, deoarece aceasta cazare este asigurata de firma care gestioneaza hotelul, cu personal, restaurant etc. si nu de furnizorul cursurilor a carui prestatie vizeaza doar serviciilor de formare iar in relatia cu serviciile de cazare este doar un intermediar.

In practica se contureaza si opinia ca: daca furnizorul cursurilor factureaza pachet de curs cu cazare inclusa, nu se mai aplica plafoanele din HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului.

Aceasta  exceptie se bazeaza pe prevederile art. 4 alin. (1) si (2)  din HG 714/2018:

(1) Persoanele trimise sau chemate la diferite instructaje sau alte activitati in legatura cu sarcinile lor de serviciu beneficiaza de drepturile reglementate prin prezenta hotarare pentru personalul delegat.

(2) In situatia in care organizatorul instructajelor sau al altor activitati in legatura cu sarcinile de serviciu asigura integral masa si/sau cazarea participantilor, acestia nu beneficiaza de indemnizatia de delegare si/sau alocatia de cazare, dupa caz.

Opinam ca termenul „asigura” folosit de legiuitor se refera la situatiile in care furnizorul cursurilor fie asigura in unitatile proprii cazarea si/sau masa cursantilor, fie asigura cazarea si/sau masa participantilor la cursuri din fonduri nerambursabile, adica gratuit.
Trebuie observat ca in HG 714/2018  nu apare nicaieri formula pachet compact de servicii de formare cu cazare si masa.

Totodata, conform art. 52 - (1) din Legea 500/2002 a finantelor publice se precizeaza: In procesul executiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg urmatoarele faze: angajament, lichidare, ordonantare, plata. ……. (5) Instrumentele de plata trebuie sa fie insotite de documentele justificative. Aceste documente trebuie sa certifice exactitatea sumelor de plata, receptia bunurilor si executarea serviciilor si altele asemenea, conform angajamentelor legale incheiate.

In acest caz, consideram ca nu se pot factura impreuna servicii de formare + cazare + masa, intrucat sunt servicii diferite iar TVA-ul este  diferit-  19%, respectiv 9% .

In concluzie, daca cursurile respective intra in categoria celor de pregatire profesioala conform art.194 alin. (1), aveti obligatia ca aceste cheltuieli sa le  suportati integral, cu sa respectarea cuantumurilor  maximale mai sus mentionate, conform HG 714/2018.

Astfel, institutia nu poate solicita angajatului sa achite nici integral, nici partial contravaloarea pachetului, in masura in care participarea a fost aprobata ca formare profesionala in interesul serviciului.

Daca participarea la cursul profesional a fost aprobata de angajator si este in legatura cu atributiile de serviciu, institutia are obligatia legala sa suporte integral cheltuielile de participare, in limita plafoanelor stabilite prin HG 714/2018.

Nu este legal ca angajatului sa i se solicite achitarea, nici integral, nici partial, a contravalorii „pachetului compact” care include curs, masa si cazare.

Un raspuns oferit in aprilie 2025, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.