Monografie contabila pentru intregirea fondurilor proprii [MODEL]

Aceasta analiza va cuprinde inregistrarile contabile specifice, inclusiv modul de calcul si inregistrare a tuturor operatiunilor, de la achizitii la vanzari, costuri si alte tranzactii. Concret, reprezinta un document justificativ pentru inregistrarile contabile. 

Pentru a fi mai relevanti, am ales un studiu de caz particular, prezentat de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice:

"Suntem institutie publica sanitara finantata din venituri proprii si subventii de la bugetul de stat. Avem in derulare un proiect PNRR , finantare prin Ministerul Sanatatii, de digitalizare a institutului. Am achitat o factura pentru firma de consultanta din fonduri proprii. Am depus cerere de finantare si am primit banii. Va rugam sa ne ajutati cu o monografie contabila in legatura cu intregirea fondurilor proprii. Precizam ca suma afernta firmei de consultanta este prinsa in proiect ca cheltuiala eligibila. am achitat din fonduri proprii pentru ca primirea dura foarte mult si firma ne presa sa ii achitam factura."

Raspunsul specialistilor: 

Context si ipoteze:

Institutia publica sanitara este finantata din venituri proprii si subventii de la bugetul de stat.
Factura pentru firma de consultanta (cheltuiala eligibila in proiectul PNRR de digitalizare) a fost platita din fonduri proprii (ex. cont 520 „Venituri proprii” sau rezerve).

Suma platita este X lei (fara TVA, presupunand ca institutia este platitoare de TVA deductibil; daca TVA nu este deductibil, se include in cheltuiala).

STOP!

Cele 72 de monografii sunt grupate in 15 domenii si se refera la probleme de maxima actualitate si nu se regasesc printre monografiile prezentate in editiile din anii trecuti ale lucrarii Ghidul Practic al Monografiilor Contabile, detalii AICI <<<

Rambursarea primita de la Ministerul Sanatatii este o subventie pentru finantare nerambursabila.
Toate operatiunile sunt urmarite analitic pe codul proiectului PNRR pentru trasabilitate.
Plata din fonduri proprii a fost o avansare temporara, iar rambursarea intregeste fondurile proprii.

Monografie contabila conform OMFP 1917/2005

1. Inregistrarea platii facturii din fonduri proprii (momentul achitarii facturii)

Cheltuiala pentru serviciile de consultanta se inregistreaza ca o cheltuiala curenta eligibila, platita din fonduri proprii. Conform planului de conturi din OMFP 1917/2005, cheltuiala se inregistreaza in clasa 6 (cheltuieli), iar contul specific pentru servicii de consultanta este 628 „Cheltuieli cu alte servicii executate de terti” (analitic distinct pentru proiectul PNRR). Plata se face din contul de trezorerie.

Explicatie

Debit 628 Cheltuieli cu alte servicii executate de terti (analitic: proiect PNRR) = Credit 5121 Conturi la banci in lei
Plata facturii de consultanta din fonduri proprii (venituri proprii sau alte surse disponibile). Cheltuiala este eligibila pentru rambursare in cadrul PNRR.

Nota: Daca institutia este platitoare de TVA si TVA-ul este deductibil, se inregistreaza separat:

Debit 4426 „TVA deductibil” pentru suma TVA = Credit 5121 „Conturi la banci in lei”.
Daca TVA nu este deductibil, suma totala (inclusiv TVA) se inregistreaza in contul 628.

2. Inregistrarea subventiei primite pentru rambursare (momentul receptionarii banilor)

Dupa depunerea cererii de rambursare si primirea finantarii de la Ministerul Sanatatii, suma se inregistreaza ca venit din subventii pentru proiecte nerambursabile. 

Conform OMFP 1917/2005, subventiile primite pentru cheltuieli curente se inregistreaza in contul 772  „Venituri din subventii” (analitic distinct pentru PNRR). Aceasta operatiune intregeste fondurile proprii utilizate initial.

Cont debit 5121 „Conturi la banci in lei” = 772 „Venituri din subventii” (analitic: proiect PNRR)
Incasarea subventiei PNRR de la Ministerul Sanatatii, care compenseaza cheltuiala platita din fonduri proprii.

Nota: Daca proiectul de digitalizare implica cheltuieli de capital (ex. active necorporale pentru digitalizare), subventia poate fi considerata pentru investitii si inregistrata in contul 778 „Venituri din transferuri si fonduri nerambursabile” (analitic pentru PNRR). In acest caz, la inchiderea exercitiului, venitul se poate transfera in contul 117 „Rezultat reportat” pentru a reflecta intregirea fondurilor proprii.

3. Regularizarea la inchiderea exercitiului (optional, daca este cazul)

Daca subventia este considerata pentru investitii (ex. digitalizare cu active necorporale), iar institutia trebuie sa reflecte intregirea fondurilor proprii in bilant, se face o regularizare pentru a transfera venitul din subventie in rezultat reportat:

Debit 772 (sau 778) Venituri din subventii (sau Venituri din transferuri si fonduri nerambursabile) = Credit 117 Rezultat reportat

Observatii si recomandari:

Trasabilitate: Toate operatiunile trebuie inregistrate analitic pe codul proiectului PNRR (ex. prin subdiviziuni in softul contabil, conform ghidurilor PNRR). 

Pastrati documentele justificative (factura, ordinul de plata, cererea de rambursare, decizia de finantare) pentru audit.
TVA: Daca institutia nu este platitoare de TVA sau TVA-ul nu este deductibil, cheltuiala totala (inclusiv TVA) se inregistreaza in contul 628. 

Verificati eligibilitatea TVA-ului conform ghidului PNRR specific apelului.

Raportare: Reflectati operatiunile in formularele bugetare (ex. F 10 „Bugetul de venituri si cheltuieli”, F 20 „Executia contului de cheltuieli”). 

Pentru PNRR, raportati lunar/trimestrial prin platforma electronica a Ministerului Sanatatii sau MIPE.

Ghid PNRR: Consultati ghidul apelului specific (ex. MS-0001 pentru digitalizare in sanatate) pentru a verifica daca subventia este tratata ca finantare curenta sau de capital.

Unele proiecte de digitalizare pot implica active necorporale (ex. software), caz in care se utilizeaza conturi din clasa 2 (ex. 205 „Concesiuni, brevete, licente”).

Un raspuns oferit in septembrie 2025, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.