| de Ioana Stoica 21 Aug. 2025 259 |
Pentru a fi relevanti, am ales un studiu de caz realizat de expertii de la PortalInstitutiiPublice:
'Se doreste achizitionarea unui terminal de acces control cu recunoastere faciala in institutia publica. Care este cadrul legal si daca se permite acest tip de control la intrarea in institutie a angajatilor? Ce implicatii are fata de politica de GDPR ? Este nevoie de acordul scris al salariatilor?"
Raspunsul specialistilor:
In opinia noastra, acest sistem privind accesul angajatilor la locul de munca reprezinta o forma de monitorizare care implica si prelucrare de date biometrice – imaginea faciala a salariatilor.
Nu am identificat o legislatie specifica prin care sa se permita instalarea de sisteme de acces a salariatilor in institutii bazate pe recunoasterea faciala.
STOP!
Profitati de ocazia care vi se ofera de a va pune la punct politicile de GDPR!
Lucrarea Manual de Politici GDPR va ofera prilejul alcatuirii propriului set de politici GDPR pentru activitati in care gestionarea datelor cu caracter personal trebuie sa respecte intocmai reglementarile europene in vigoare, detalii AICI <<<
Niste reglementari generice (dar care nu se refera strict la recunoasterea faciala ci la supravegherea video) exista la art. 5 din Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor) se prevad urmatoarele, cu privire la utilizarea sistemelor de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca:
”In cazul in care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de angajator, este permisa numai daca:
a) interesele legitime urmarite de angajator sunt temeinic justificate si prevaleaza asupra intereselor sau drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabila obligatorie, completa si in mod explicit a angajatilor;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, dupa caz, reprezentantii angajatilor inainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme si modalitati mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmarit de angajator nu si-au dovedit anterior eficienta; si
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate”.
Este necesara sau nu introducerea recunoasterii faciale?
Avand in vedere aceste prevederi legale, in primul rand trebuie sa stabiliti, la nivelul institutiei, care sunt interesele legitime in baza carora devine absolut necesara introducerea sistemelor de supraveghere video a spatiilor de lucru ale salariatilor.
De asemenea trebuie sa aratati si faptul ca alte forme de supraveghere/verificare, mai putin intruzive, nu au fost eficiente pentru a atinge scopul urmarit de angajator, astfel incat devine absolut necesara introducerea sistemului de acces cu recunoastere faciala a salariatilor.
De asemenea, inainte de introducerea sistemului de acces cu recunoastere faciala trebuie sa consultati sindicatul sau reprezentantii salariatilor.
Legea nu prevede detalii insa, in opinia noastra, in cadrul acestei consultari, trebuie sa prezentati sindicatului sau reprezentantilor salariatilor cel putin analiza privind interesele legitime care ar justifica introducerea acestui sistem de monitorizare prin mijloace electronice si masurile pe care le veti implementa pentru protectia datelor cu caracter personal (imaginea salariatilor si a vizitatorilor) – prelucrare, stocare, stergere.
Protejarea datelor personale
Masuri de securitate, tehnice si organizatorice, adecvate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de monitorizare prin mijloace electronice, ar putea fi:
• Securizarea datelor;
• Restrictionarea accesului si stabilirea drepturilor de acces pe nivele (ce salariati au voie sa vizualizeze inregistrarile, sa stearga inregistrarile sau sa faca alte operatiuni referitoare la inregistrari - acesti salariati care au acces la datele din inregistrari ar trebuie sa aiba clauze speciale in contractele individuale de munca);
• Revizuirea periodica a drepturilor de acces la inregistrarile sistemului si implicit modificarea periodica a parolelor de acces;
• Evaluarea necesitatii si a proportionalitatii accesului continuu, de la distanta, la inregistrari;
• Elaborarea de politici adecvate privind protectia datelor prelucrate prin intermediul sistemului de monitorizare; Registrul de evidenta a activitatilor de prelucrare;
• Instruirea periodica a personalului cu acces la sistemul de monitorizare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si aplicarea dispozitiilor de confidentialitate care sa vizeze in mod expres accesul la sistemul de monitorizare;
• Verificarea periodica a retentiei datelor, astfel incat sa se asigure stocarea pentru maxim 30 de zile (Atentie! - 30 de zile este perioada maxima prevazuta de lege, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate);
• Realizarea un audit periodic privind masurile tehnice si organizatorice aplicate, pentru a va asigura ca acestea corespund prevederilor Regulamentului nr. 679/2016.
Informarea prealabila a angajatilor
De asemenea, este obligatorie pentru angajator informarea prealabila (deci inainte de instalarea sistemului de acces/monitorizare) a tuturor salariatilor. De asemenea, va fi necesara informarea prealabila a noilor salariati pe care ii va avea institutia, pe masura ce acestia sunt angajati.
O asemenea informare ar trebui sa contina cel putin urmatoarele rubrici:
1. Informatii despre interesul legitim al angajatorului si scopurile prelucrarii datelor privind imaginea salariatilor.
2. Categoriile de date prelucrate.
3. Cine are acces la datele cu caracter personal ale salariatilor a caror imagine este monitorizata.
4. Unde se stocheaza datele cu caracter personal si perioada maxima de stocare.
5. Masurile de securitate, tehnice si organizatorice, implementate pentru protejarea datelor personale colectate prin intermediul sistemului de monitorizare.
6. Drepturile persoanelor vizate (salariatii/vizitatorii): in conformitate cu dispozitiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizata are urmatoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″), dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie, dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, dreptul la informare.
7. Modalitatea in care se pot exercita drepturile persoanelor vizate – solutionarea cererilor/plangerilor.
8. Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor.
9. Date de contact ale Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, cu mentionarea informatiei ca aceasta este institutia careia salariatii ii pot adresa plangeri cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal (sediu: B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Bucuresti, cod postal 0103336, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro).
Un alt aspect este introducerea in Regulamentul intern a conditiilor in care se realizeaza aceasta monitorizare a imaginii faciale a salariatilor si, daca este cazul, a vizitatorilor care intra in institutie.
Astfel, ar trebui mentionate cel putin urmatoarele aspecte: modalitatea in care se realizeaza monitorizarea, interesul legitim al instututiei pentru utilizarea acestui tip de supraveghere (asa cum am precizat mai sus, trebuie sa acordati o deosebita atentie acestui aspect, deoarece in lipsa demonstrarii unui interes legitim proportional cu masura de a monitoriza imaginea faciala a salariatilor prin mijloace electronice, poate conduce la acordarea de amenzi consistente), termenul de pastrare a datelor (a imaginilor faciale), masurile de consultare si informare a salariatilor, masuri de asigurare a protectiei sistemelor de stocare a imaginilor rezultate din monitorizare impotriva accesului neautorizat, stabilirea procedurii de semnalare a incalcarii securitatii datelor cu caracter personal.
In opinia noastra, in lipsa unei legislatii specifice care sa reglementeze utilizarea recunoasterii faciale ca modalitate de acces a salariatilor in institutii, nu este recomandabila introducerea unui asemenea sistem, mai ales ca este dificil de justificat obiectiv necesitatea unui asemenea nivel intruziv de prelucrare de date personale – date biometrice, doar pentru monitorizarea accesului salariatilor.
Daca totusi apelati la un asemenea sistem de monitorizare a datelor biometrice salariatilor, ar fi necesara si angajarea unui responsabil cu protectia datelor, fie persoana care are pregatire de specialitate, fie societate specializata in acest domeniu, care va va consilia cu privire la masurile pe care trebuie sa le implementati pentru justificarea necesitatii introducerii unui asemenea sistem de monitorizare si asigurarea protectiei datelor cu caracter personal-date biometrice.
Cu privire la consimtamantul salariatilor, in opinia noastra, acesta ar avea valoare doar daca exista in mod real o alternativa la sistemul de acces cu recunoastere faciala, alternativa pe care sa o puneti la dispozitie acelor salariati care nu isi dau consimtamantul pentru utilizarea recunoasterii faciale.
Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii, in august 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
Autor: Ioana Stoica
Ioana Stoica, profesionist cu experienta de peste 7 ani in contabilitatea si fiscalitatea institutiilor publice, organizeaza si redacteaza spete contabile din domeniul bugetar, aducand in atentia dvs. orice modificari de ultima ora din acest sector legislativ.
