Folosirea dispozitiei de incasare si chitanta in institutii publice

Raspunsul specialistilor: 

Unul dintre documentele financiar-contabile utilizate in activitatea economica este dispozitia de incasare/plata. Modul de intocmire si utilizare a acestui document este reglementat prin Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.

Dispozitia de incasare/plata este documentul financiar-contabil ce sta ca dovada a tranzactiilor derulate prin casierie: incasari si plati si prin urmare a operarii in Registrul de incasari si plati. Se utilizeaza in cazul incasarii  unor sume in numerar sau pentru efectuarea unor plati in numerar.
Pe de alta parte, dispozitia de incasare este o dovada pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale.

Totodata, este un document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate, fara sa mai existe un alt document justificativ pentru acele plati. Ordinul 2634/2015 nu mai prevede un anumit circuit al documentelor sau un anumit numar de exemplare.
Dispozitia de plata/incasare se intocmeste intr-un singur exemplar de catre responsabilul cu casieria sau cel mai adesea de catre contabil si se anexeza la registrul de casa pentru a justifica intrarea sau iesirea de numerar respectiva.

Fiind documente care reflecta tranzactii cu numerar, este important sa fie urmarita incadrarea in plafoanele pentru tranzactii cu numerar
De asemenea, acest formular justifica inregistrarea in Registrul de casa si respectiv in contabilitate, pentru platile in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Dispozitia de incasare este varianta formularului Dispozitia de plata / incasare catre casierie folosita pentru a incasa numerar in casierie, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea, ca de exemplu avize sau somatii de plata. Conditia este ca aceste incasari sa nu reprezinte venituri din activitatea de exploatare.

Dispozitia de incasare NU este un formular cu regim special. Prin urmare, poate fi intocmit pe hartie folosindu-se formulare tipizate, creat in format electronic (excel, word, pdf) sau prin intermediul aplicatiilor online.

Conditia este sa se respecte continutul de informatii impus de lege, precum si normele de intocmire si utilizare a acestora (Anexa nr. 3 / 05 Nov.2015 privind modelele documentelor financiar-contabile, continuta de Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.634 / 5 Nov. 2015).

Desi ambele formulare sunt folosite pentru a justifica depunerea unei sume de bani in casierie, utilizarea lor NU este identica.

OMF 3512/2008 reglementeaza urmatoarele:

Chitanta (cod 14-4-1)

1. Serveste ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.

Dispozitie de plata/incasare catre casierie(Cod 14-4-4)
 

1. Serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre compartimentul financiar-contabil:
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Astfel, daca veniturile sus mentionate nu reprezinta venituri din exploatare, pe langa chitanta, trebuie sa se emita si dispozitie de incasare.

Un raspuns oferit in decembrie 2023, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratia locala.

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.