| de Florentina Buzea 09 Dec. 2025 332 |
Pentru a intelege mai bine procedura, am ales un studiu de caz prezentat de expertii de la PortalInstitutiiPublice:
"Va rog clarificare privind data de inregistrare a facturilor de materiale in contabilitate. (institutie publica, neplatitoare de tva) este obligatoriu ca receptia sa fie in data emiterii facturii? de obicei livrarea dureaza intre 24 - 36 ore."
Raspunsul specialistilor:
Deoarece nu sunteti institutie platitoare de TVA, inregistrarile se fac fara deduceri de TVA, dar cu respectarea principiului adevarului operatiunilor, bazandu-se pe documente care atesta realitatea economica.
Vom explica pas cu pas, cu accent pe data inregistrarii si obligatia receptiei, tinand cont de specificul institutiilor publice (control intern strict, verificari fizice).
Important pentru contabilii din Institutiile Publice: Atentie, riscati amenzi de 4.000 de lei daca nu ati intocmit Manualul de Politici Contabile pentru institutia dvs.!
Vestea buna e ca realizarea manualului de politici contabile este acum floare la ureche, gratie celui mai nou si mai eficient instrument de lucru: Manual de Politici Contabile pentru Institutii Publice (pe suport USB), un produs care va ofera avantaje extraordinare, detalii AICI <<<
1. Principii generale de inregistrare a facturilor de materiale
Documente justificative obligatorii: Conform pct. 1.4.1. din Normele metodologice ale OMFP 1917/2005, inregistrarea se face exclusiv pe baza documentelor justificative (factura fiscala, bon de receptie, proces-verbal de receptie, aviz de insotire etc.). Factura este documentul principal pentru achizitii, dar pentru materiale, ea trebuie coroborata cu documente de receptie pentru a confirma transferul de proprietate si riscuri.
Institutiile publice consemneaza operatiunile economico - financiare in momentul efectuarii lor in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.
Inregistrarile in contabilitate se efectueaza cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate, si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru forma de inregistrare in contabilitate «maestru-sah».Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.
2.1.3. Momentul inregistrarii
Bunurile de natura stocurilor sunt considerate ca fiind achizitionate de catre institutii din momentul in care acestea devin proprietare ale bunurilor sau atunci cand furnizarea acestor bunuri este terminata. Costurile bunurilor de natura stocurilor se recunosc in momentul consumului acestora. Exceptie fac materialele de natura obiectelor de inventar, al caror cost se recunoaste in momentul scoaterii din folosinta. Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise. In aplicarea acestor prevederi este necesar sa se asigure:
a) receptionarea tuturor bunurilor materiale intrate in institutie si inregistrarea acestora la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrare, in custodie sau in consignatie se receptioneaza si inregistreaza distinct ca intrari in gestiune. Valoarea acestor bunuri se inregistreaza in conturi in afara bilantului;
b) in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea unitatii, se procedeaza astfel:
– bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;
– bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct ca intrari in gestiune la locul de depozitare pe baza documentelor insotitoare. Nu se inregistreaza in contabilitate datorita lipsei receptiei acestora.
c) in cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din institutie, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel:
– bunurile facturate si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate in conturi in afara bilantului;
– bunurile livrate, dar nefacturate, se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea din gestiune potrivit legii;
d) bunurile aprovizionate sau vandute cu clauze privind dreptul de proprietate se inregistreaza la intrari si, respectiv la iesiri, atat in gestiune, cat si in contabilitate, potrivit contractelor incheiate.
Conturi utilizate (din Planul de conturi):
La primirea facturii (fara receptie fizica): Provizoriu in contul 408 "Furnizori - facturi nesosite" (daca marfa vine cu aviz, dar fara factura).
La receptia efectiva: Transfer in grupa 30 "Stocuri si productie in curs de executie" (ex. 301 "Materii prime" sau 302 "Materiale consumabile"), la valoarea din factura (fara TVA).
Data inregistrarii: Se face cronologic, la data operatiunii economice reale , adica data receptiei fizice a marfurilor, nu data emiterii facturii. Aceasta respecta principiul periodizarii si al imaginii fidele.
2. Este obligatorie receptia in data emiterii facturii?
Nu, nu este obligatorie. Normele din OMFP 1917/2005 nu impun coincidenta datelor; inregistrarea se bazeaza pe data receptiei efective, care poate fi ulterioara emiterii facturii. Astfel, se permite emiterea facturii inainte sau dupa livrare (pana la 15 zile), dar contabilitatea reflecta realitatea: daca livrarea dureaza 24-36 ore, receptia se documenteaza la sosire.
3. Procedura practica pentru cazul dumneavoastra (livrare 24-36 ore)
Pas 1: Primirea facturii (data emiterii): Daca factura ajunge inainte de marfa, inregistrati-o provizoriu in 408. Nu afectati stocurile.
Pas 2: Receptia marfurilor (dupa 24-36 ore):
Intocmiti bon de receptie si consum (formular standard) sau proces-verbal de receptie (cantitativ-calitativ).
Inregistrare:
Debit: 301 "Materii prime" = Valoarea facturii (fara TVA).
Credit: 401 "Furnizori".
Daca sunt diferente, ajustati cu nota de debit/credit.
Pas 3: Plata: Dupa receptie, conform bugetului si contractului.
4. Aspecte specifice institutiilor publice si e-Factura
De ce nu e obligatoriu ca data facturii sa fie data receptiei
Emisia facturii (data “facturii”) nu coincide neaparat cu momentul in care bunurile sunt livrate sau receptionate fizic — facturarea se poate face inainte de livrare sau concomitent
Pentru evidenta contabila — ceea ce conteaza este sa aveti document justificativ real care atesta receptia efectiva (NIR sau, dupa caz, document de livrare + factura/aviz) inainte de a inregistra bunurile.
Concluzie aplicabila institutiei publice neplatitoare de TVA
In cazul dvs (institutie publica, neplatitoare de TVA, aplicand OMFP 1917/2005), nu sunteti obligati sa considerati data facturii ca data de receptie/inregistrare. Inregistrarea in contabilitate a materialelor trebuie facuta dupa receptia fizica a bunurilor — adica dupa ce bunurile sunt primite si receptia e validata (ideal prin NIR sau document de livrare + factura/aviz).
Daca livrarea dureaza 24–36h, factura poate exista deja, dar bunurile nu sunt proprietatea institutiei pana nu sunt receptionate — deci inregistrarea contabila se va face abia dupa receptie.
Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice, in decembrie 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialistii in contabilitate si administratie publica.
Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept).
Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.
