Ce trebuie sa stie orice secretar de primarie

 de Ana Tudor  19 Dec. 2014  5234

---

Secretarul de Primarie reprezinta prima punte de legatura dintre primar si populatia orasului pe care o deserveste. Asadar, toate actele care trebuie sa ajunga la conducerea localitatii, sunt mai intai gestionate adecvat de secretar:

- acte de stare civila si de casatorie
- adeverinte
- certificate de urbanism
- referate de ancheta sociala la domiciliul cetatenilor care beneficiaza de Legea  nr. 416
- foi cec
- autorizatii de constructii

In plus, Secretarul este al treilea om ca importanta in primarie si primul in ierarhia functionarilor publici si are, implicit, foarte multe sarcini de indeplinit:

    gestioneaza relatiile cu toate categoriile de public care intra in contact cu institutia, fiind practic primul om care asigura legatura cu locuitorii orasului in care isi desfasoara activitatea, cu furnizorii, cu partenerii de afaceri, oaspetii oficiali, reprezentand practic o veritabila “cartea de vizita” a primariei
    organizeaza conferintele, deplasarile, sedintele si intrunirile oficiale ale primarului
    este in permanenta la curent cu toate modificarile legislative din administratia publica
    cunoaste cel putin o limba straina de circulatie internationala pentru a putea sustine comunicarea cu delegatiile internationale, atat in scris, cat si verbal
    invata cu usurinta lucruri noi, proceduri noi;
    stie sa pastreze informatiile confidentiale;
    stie sa asculte, sintetizeaza elementele semnificative, identifica exact problemele, se concentreaza asupra solutiilor.

Profesia dumneavoastra presupune sa fiti tot timpul la curent cu modificarile legislative, sa aveti in mod constant acces la cele mai recente modele de contracte, de autorizatii, certificate, sa organizati activitatea intregii primarii si nu numai. Practic, dumneavoastra filtrati toate informatiile care ajung in institutie, asadar sunteti in permanenta pilonul de sustinere si de legatura ce distribuie informatia mereu actualizata, o aloca corespunzator si nu numai.


Asta inseamna ca un secretar de primarie trebuie sa stie:

•    care sunt Regulile de aur ale comunicarii prin email! Stii cum sa remediezi situatia daca trimiti accidental un email sau un document inainte sa fie gata pentru a deveni public?
•    cum sa comunice cu superiorii si cu colegii ca sa fie ascultat si inteles exact!
•    cum sa rezolve elegant si fara resentimente orice neintelegere cu superiorii sau colegii, pentru a dobandi respectul si aprecierea lor;
•    cum sa procedeze cand sunt prinsi “intre ciocan si nicovala”, intre angajati si superiori (de exemplu, atunci cand trebuie sa comunicati sau sa aplicati decizii nepopulare), astfel incat sa pastrati bunele relatii cu ambele “tabere”;
•    cum sa redacteze scrisori elegante si eficiente in limbile romana, engleza si franceza asemenea unui absolvent merituos al Facultatii de Litere.

Aflati trucurile care va ajuta sa fiti un secretar de primarie de NOTA 10!