Inregistrarea video a sedintelor de consiliu local - reglementare legala

- accesul cetatenilor la procesele-verbale ale sedintelor consiliului local;
- dreptul de acces la proiectele de hotarari, hotararile adoptate si documentele justificative;
- posibilitatea cetatenilor de a asista fizic sau de a urmari online sedintele.

Aceasta transparenta are un caracter imperativ, ceea ce inseamna ca administratia locala nu poate limita accesul nejustificat.
Totusi, Codul administrativ nu prevede in mod expres dreptul cetatenilor de a inregistra video, motiv pentru care trebuie analizate reglementarile locale si legislatia generala privind protectia datelor si libertatea de exprimare.

Iata un studiu de caz relevant, prezentat de PortalInstitutiiPublice:

"Care este reglementarea legala prin care se poate efectua inregistrarea video a sedintelor de consiliu? Acest lucru poate fi operat numai de catre autoritatea locala, stabilind acest lucru prin Regulamentul de Organizare si functionare a Consiliului Local, sau poate inregistra video orice persoana aflata la sedinta respectiva, consilieri locali, cetateni sau reprezentanti ai mass-media? Se poate invoca Regulamentul UE 679-2016 in aceasta situatie?"

Raspunsul specialistului: 

Consiliul local poate inregistra sedintele si le poate difuza public, avand temei legal in Codul administrativ, in virtutea obligatiei de transparenta. Daca regulamentul de organizare si functionare al consiliului local prevede inregistrarea oficiala, aceasta poate fi pusa la dispozitia publicului prin diverse mijloace (internet, arhivare etc.).
In ceea ce priveste, consilierii locali, cetatenii si presa,  nu exista o interdictie legala explicita privind inregistrarea de catre participanti.

Daca un regulament intern al consiliului local restrictioneaza filmarea, trebuie analizata legalitatea restrictiei, avand in vedere principiul transparentei.

Mass-media beneficiaza de protectia libertatii presei, reglementata prin art. 30 si 31 din Constitutia Romaniei, care garanteaza dreptul de informare al cetatenilor.
In lipsa unei prevederi restrictive justificate in regulamentul consiliului local, orice persoana prezenta are dreptul sa inregistreze sedinta.

Actiunea de inregistrare audio a sedintelor de consiliu local poate avea scopul de a contribui si la redactarea proceselor-verbale ale sedintelor de consiliu local, in sensul consemnarii intocmai, in cuprinsul acestora, a tuturor problemelor dezbatute/opiniilor exprimate in cadrul sedintei.

In acest sens, la inceputul fiecarei sedinte, presedintele de sedinta trebuie sa ii informeze pe cei prezenti cu privire la faptul ca sedinta de consiliul local va fi inregistrata audio. Dupa incheierea sedintei de consiliu local, procesul de inregistrare audio trebuie oprit.

Inregistrarea audio a sedintelor de Consiliu local, in alte conditii si de catre alt personal decat cel stabilit de comun acord de catre alesii locali, precum si o eventuala inregistrare audio-video se poate face numai cu acordul fiecarui participant la sedinta, care in exercitarea dreptului la propria imagine poate sa interzica ori sa impiedice reproducerea, in orice mod, a infatisarii sale fizice ori a vocii sale sau, dupa caz, utilizarea unei asemenea reproduceri, cu respectarea prevederilor Ordinului G.D.P.R nr. 679/2016
Conform art. 4 alin. (1) din GDPR, datele cu caracter personal sunt orice informatie referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila (...) inclusiv nume, imagine, voce.

Prin urmare, imaginea si vocea consilierilor locali, angajatilor primariei si cetatenilor care intervin in sedinta reprezinta date cu caracter personal.
GDPR protejeaza datele personale, dar nu poate anula principiul transparentei consiliului local.
Conform art. 6 alin. (1) lit. e) din GDPR permite prelucrarea datelor daca aceasta este necesara pentru indeplinirea unei sarcini de interes public, iar art. 85 din GDPR permite derogari doar in cazul prelucrarii datelor in scop jurnalistic sau de interes public.

Daca sedinta este publica, participantii se afla intr-un spatiu oficial si se exprima in calitate de alesi locali, ceea ce implica o limitare a dreptului la protectia datelor.
Exceptii, daca in cadrul sedintei sunt mentionate date personale sensibile (de ex. starea de sanatate a unei persoane), acestea trebuie protejate.
Autoritatea locala (Consiliul Local), daca inregistreaza si publica sedinta este operator de date si trebuie sa respecte principiile GDPR (ex. informare, scop, minimizarea datelor) si trebuie sa asigure o baza legala pentru prelucrarea datelor, de exemplu, interes public.

Daca un cetatean inregistreaza pentru uz personal, GDPR nu se aplica ( a se vedea art. 2 alin. (2) lit. c) GDPR – exceptia „uzului domestic”), insa daca inregistrarea este difuzata public (de ex. pe Facebook), poate intra sub incidenta GDPR si poate necesita consimtamantul persoanelor vizate.

Conform art. 85 din GDPR, protectia datelor trebuie echilibrata cu libertatea de exprimare. Mass-media poate invoca exceptia privind scopul jurnalistic, avand dreptul de a difuza informatii de interes public.

Consiliul local interzice inregistrarea doar in anumite conditii:

- Regulamentul consiliului local poate stabili reguli tehnice (ex. unde sa fie amplasate camerele oficiale).
- poate restrictiona inregistrarea doar daca afecteaza buna desfasurare a sedintei (ex. perturbari, zgomot, intreruperi).
- nu poate interzice in mod absolut inregistrarile, deoarece ar incalca principiul transparentei.

Daca o interdictie totala este adoptata printr-un regulament intern, aceasta poate fi atacata in contencios administrativ pe motiv de nelegalitate.

Sedintele consiliului local sunt publice conform Codului administrativ, ceea ce inseamna ca informatiile din cadrul acestora trebuie sa fie accesibile cetatenilor. Consiliul local poate inregistra oficial sedintele si poate reglementa anumite aspecte tehnice, dar nu poate interzice inregistrarile private fara un temei legal clar.

Orice persoana poate inregistra sedinta, in lipsa unei prevederi contrare in regulamentul local. GDPR se aplica doar daca datele personale sunt prelucrate intr-un mod care afecteaza drepturile persoanelor vizate, dar exista exceptii pentru interesul public si jurnalism. O interdictie absoluta privind inregistrarile ar putea fi considerata nelegala, iar cei interesati pot solicita revocarea acesteia in contencios administrativ.

Indiferent de modul de stocare a datelelor – intr-un sistem de TIC, prin supraveghere video sau pe hartie, in toate aceste cazuri, datele cu caracter personal sunt supuse cerintelor de protectie formulate in RGPD.

Prelucrarea este legala numai daca si in masura in care se aplica cel putin una dintre urmatoarele conditii:

- persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
- prelucrarea este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract la care persoana vizata este parte;
- prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului;
- prelucrarea este necesara pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
- prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public sau care rezulta din exercitarea autoritatii publice cu care este investit operatorul;
- prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal, in special atunci cand persoana vizata este un copil.

Consimtamantul (acordul) privind prelucrarea de informatii personale reprezinta o manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate, in acord cu Regulamentul general privind protectia datelor.

Conditii privitoare la acordarea consimtamantului (acordului):

- operatorul trebuie sa poata dovedi obtinerea consimtamantului persoanei vizate diferentiat clar de alte documente;
- sa fie formulat inteligibil (dovada ca a fost clar exprimat);
- usor de inteles;
- sa fie intr-un limbaj simplu si clar;
- consimtamantul nu va fi valid in cazul unei presiuni sau a unui dezechilibru de putere din exterior;
- persoana vizata are oricand dreptul sa-si retraga consimtamantul acordat;
- retragerea acestuia nu afecteaza legalitatea prelucrarii anterioare retragerii;
- persoana vizata trebuie sa fie informata despre dreptul de retragere a consimtamantului;
- retragerea acestuia trebuie sa fie la fel de simplu ca si acordarea.

Potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, prelucrarea datelor cu caracter personal este legala atunci cand este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de operator sau de o parte terta, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate.

Trebuie insa precizat ca legalitatea prelucrarii nu este automata, ci ea rezulta, asa cum prevede textul GDPR mentionat mai sus, din compararea interesului legitim al celui care filmeaza cu interesele persoanelor vizate (fotografiate/filmate).

In cazul formularii unei plangeri la ANSPDCP in legatura cu prelucrarea datelor cu caracter personal, adresata de persoanele vizate, Autoritatea va face aceasta apreciere si va sanctiona, sau nu, persoana respectiva care realizeaza inregistrarea.
Daca persoana vizata nu este multumita de decizia ANSPDCP o va putea ataca in instanta, iar judecatorul va aprecia el insusi cu privire la echilibrul dintre informarea publicului si protectia intimitatii persoanelor vizate.

Asadar, prelucrarea datelor cu caracter personal poate fi facuta in baza unui temei legal (consimtamantul persoanei vizate, contract, obligatie legala, interes legitim, interes vital, interes public).

Conform Regulamentului General privind Protectia Datelor - Legea 679/2016 GDPR art. 4 alin. (2) „prelucrare” inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Este interzisa fotografierea si filmarea in cadrul institutiei publice, fara informarea si acordul acestora, in baza unui temei legal.

Fotografierea si filmarea angajatilor/participantilor la sedinte se poate face de catre operatorul de prelucrare a datelor cu caracter personal – in speta, institutia publica, in interesul legitim al acestora (sistem de supraveghere video al institutiei) sau la evenimente publice, cu acordul conducerii institutiei.

Filmarea intr-o institutie publica, este supusa atat legislatiei locale privind dreptul la imagine si accesul in cladiri publice, cat si reglementarilor privind protectia datelor.

In contextul Uniunii Europene, Regulamentul General privind Protectia Datelor (GDPR) stabileste reguli stricte cu privire la protectia datelor personale. Pentru a filma intr-o institutie publica , ar trebui luate in considerare aspecte precum permisiunea institutiei, dreptul la imagine, protectia datelor, scopul filmarii, securitatea.

Insa, atunci cand este vorba de sesizarea neregulilor intr-o institutie publica, contextul si drepturile pot diferi. Desi principiile generale privind protectia datelor si dreptul la imagine raman relevante, exista anumite considerente care se aplica situatiilor in care cetatenii sesizeaza nereguli.

Accesul intr-o institutie publica, poate fi limitat in functie de normele interne, securitate si alte reglementari relevante. Desi este permisa prezenta cetatenilor, acest lucru nu garanteaza automat dreptul de a filma sau de a inregistra.

In concluzie, persoanele participante la sedintele Consiliului local, au dreptul la propria imagine si la protectia datelor personale iar filmarea lor fara consimtamant, mai ales intr-un mod care le afecteaza demnitatea sau dreptul la confidentialitate, poate fi ilegala.

Un raspuns oferit in ianuarie 2025 de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.

Autor: Florentina Buzea
Florentina Buzea este consultant, consilier juridic si expert in achizitii publice cu o experienta profesionala de 4 ani in domeniul achizitiilor publice in institutii publice. Este licentiata in stiinte juridice si detine un Master cu specializare in Management (Universitatea Constantin Brancoveanu Pitesti - Departament Studii de Masterat si Postuniversitare de Perfectionare), dar si un Master cu specializare in Drept comunitar (Universitatea Danubius Galati - Facultatea de Drept). 

Are o experienta profesionala de 20 ani in domeniul dreptului muncii, dreptului comercial, contencios administrativ si drept civil, executari silite, consultanta de specialitate si reprezentare in fata instantelor de judecata.