| de Cristian Tanase 26 Iul. 2024 1525 |
In ce conditii autoritatile contractante si asociatiile de proprietari cu care institutia noastra are incheiate contracte/conventiiau obligatia incarcarii facturilor in sistemul RO e-factura? In situatia in care exista obligatia pentru incarcarea facturilor in sistemul RO-e-factura, facturile primite in format fizic (care nu sunt incarcate in sistemul RO-e factura) reprezinta documente justificative pentru inregistrare in contabilitate si plata?"
Raspunsul specialistilor:
Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in SPV in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit (conform OMFP 660/2017 cu modificarile si completarile ulterioare). Sistemul RO e-Factura este disponibil prin intermediul API-ului sau prin pagina web din cadrul in Spatiul Privat Virtual (SPV).
E-FACTURA 2024
Cele mai frecvente 50 de dificultati intalnite in practica de contabili! Iata ce solutii ofera expertii! Parcurgeti chiar acum lucrarea - E-Factura in 50 de intrebari si raspunsuri, detalii AICI >>>
Relatia dintre un operator economic si autoritati contractante (cum este si cazul institutiilor publice), respectiv entitati contractante – B2G reprezinta tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor in temeiul Legii 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii 99/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii 100/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale OUG 114/2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea 195/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.
Asadar se face referire pe de o parte la:
- operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor, astfel cum sunt prevazuti in legislatia achizitiilor;
- autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.
Totodata, potrivit art. II din Legea 139/2022, incepand cu data de 1 iulie 2022, operatorii economici stabiliti in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia, in relatia B2G, definita conform art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG 120/2021 sa emita facturi electronice si sa le transmita prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Sistemul e-Factura este gandit, in primul rand, pentru a simplifica modul de transmitere al facturilor intre persoanele juridice. Platforma ofera, practic, doua functii:
- transmiterea unei facturi emise de catre persoana juridica
- receptionarea unei facturi emise de un furnizor (de exemplu: factura de apa, energie electrica, termoficare etc.).
I. Asociatia de proprietari poate emite doua tipuri de facturi:
facturi aferente costurilor de intretinere (inclusiv fonduri sau penalizari) emise catre proprietari;
facturi pentru activitati economie (de exemplu: chirie spatiu, banner publicitar, gazduire antene telefonie etc.).
Reprezentantii ANAF spun ca obligatia de folosire a sistemului e-Factura intervine in cazul activitatilor economice derulate de o asociatie de proprietari. Astfel, asociatiile trebuie sa transmita in sistem, la fel ca firmele, facturile pentru activitatile prin care se exploateaza spatiile comune (se considera ca vorbim de o relatie B2B).
Pentru situatia in care o asociatie de proprietari desfasoara activitate economica din exploatarea spatiilor comune si realizeaza venituri din prestari de servicii de inchiriere, pentru acest gen de operatiuni asociatia are calitatea de operator economic in intelesul OUG 120/2021 (cadrul legal primar al e-Factura ). Si, in consecinta, are obligatia de a raporta in sistemul e-Factura tranzactiile avand ca obiect prestarea de servicii in relatia cu alt operator economic pe relatia business to business.
E-Factura este obligatoriu pentru toate operatiunile derulate in relatia B2B incepand de la 1 ianuarie 2024, conform Legii 296/2023.
Dupa cum reiese si din raspunsul ANAF, in situatia in care asociatia de proprietari presteaza activitati economice (de exemplu: inchiriere spatiu, banner etc.), aceasta este obligata sa emita factura fiscala si sa o transmita in e-Factura (daca este emisa catre o persoana juridica).
Astel scopul sistemului este sa usureze transferul facturilor intre persoanele juridice, adica si intre asociatia de propretari si furnizorii ei.
Chiar daca sanctiunile principale legate de lipsa facturilor in format XML nu sunt relevante pentru asociatiile de proprietari (nu isi „deduc” cheltuieli) sau chiar daca furnizorii vor trimite in continuare facturile ca pana acum, ideea este ca furnizorii sa poata relationa cu asociatiile la fel cum interactioneaza celelalte persoane juridice (sa nu fie pusi in situatia de a trata diferit aceasta categorie de clienti).
Prin urmare, recomandarea noastra ar fi ca asociatiile sa utilizeze optiunea de preluare a facturilor din e-Factura. Atat transmiterea, cat si preluarea facturilor din e-Factura reprezinta un beneficiu atat pentru asociatie cat si pentru furnizor sau client.
Asociatiile de proprietari care emit facturi (care au activitate economica, de exemplu care emit facturi catre persoane fizice si juridice pentru chirii) au obligatia conformarii si inregistrarii in sistemul RO e-factura incepand cu 01 ianuarie.
Pentru asociatiile de proprietari care doar primesc facturi de la furnizorii de utilitati publice si de la alti furnizori de servicii, fara a emite facturi exista obligatia conformarii si inregistrarii in sistemul RO e-factura incepand cu 01 iulie. Asociatiile de proprietari fara activitate economica tot vor fi nevoite sa se inscrie in sistem dupa 1 iulie 2024 pentru primirea facturilor de la furnizorii romani.
De retinut:
Sistemul e-Factura are 2 componente: obligatia de a transmite facturile emise catre clienti (in vigoare de la 1 ianuarie 2024) dar si obligatia de a primi facturile de la furnizori prin E-factura (in vigoare de la 1 iulie 2024).
De la 1 ianuarie pana la 30 iunie nu a existat obligatia de a transmite facturile prin acest sistem RO e-Factura, dar toate facturile trebuie trimise prin SPV catre ANAF. Toate asociatiile de proprietari care nu s-au inregistrat in SPV trebuie sa se inregistreze obligatoriu cat mai repede dupa 1 ianuarie. Dupa 1 iulie 2024, toate facturile vor trebui trimise prin sistemul RO e-Factura catre clienti.
II. Conform art. 266 alin. (2) Cod Fiscal, in intelesul prezentului titlu:
a) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania este considerata a fi stabilita in Romania;
b) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in afara Romaniei se considera ca este stabilita in Romania daca are un sediu fix in Romania, respectiv daca dispune in Romania de suficiente resurse tehnice si umane pentru a efectua regulat livrari de bunuri si/sau prestari de servicii impozabile;
c) o persoana impozabila care are sediul activitatii economice in afara Romaniei si care are un sediu fix in Romania conform lit. b) este considerata persoana impozabila care nu este stabilita in Romania pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii realizate la care sediul fix de pe teritoriul Romaniei nu participa.
Prin urmare, cu aceasta data operatorii economici aflati in relatie B2G au obligatia sa emita facturi electronice si sa le transmita prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In acest context, apreciem ca incepand cu data mentionata expres in cuprinsul actului normativ sus-mentionat operatorii economici care desfasoara activitati economice constand in executarea de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii pentru autoritati contractante, sintagma ce potrivit art. 4 din Legea 98/2006 include si persoanele juridice de drept public, inclusiv regiile autonome, au obligatia sa emita facturi electronice si sa le transmita prin sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice defineste achizitie publica - achizitia de lucrari, de produse sau de servicii prin intermediul unui contract de achizitie publica de catre una ori mai multe autoritati contractante de la operatori economici desemnati de catre acestea, indiferent daca lucrarile, produsele sau serviciile sunt destinate ori nu realizarii unui interes public.
Prin urmare, Legea 98/2016 se refera atat la achizitia de bunuri cat si la achizitia de servicii, efectuate de o autoritate contractanta.
In concluzie, in relatia B2G obligativitatea emiterii facturii electronice intervine pentru toate serviciile prestate unei autoritati contractante in temeiul Legii 98/2016 privind achizitiile publice sau celorlalte acte normative enumerate mai sus, astfel ca, este necesar un contract scris cu respectiva autoritate contractanta .
Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica de toti operatorii economici care desfasoara activitate economica constant in executarea de lucrari, livrarea bunuri/produse si/sau prestarea servicii, indiferent de forma acestora de organizare (societate pe actiuni sau cu raspundere limitata, PFA/IF, s.a.).
Astfel, daca furnizorul este tot o institutie publica (de exemplu primarie) care emite facturi unei alte entitati (PFA, II, SC. etc), este necesara inregistrarea facturii emise in sistemul de e-Facturare, intrucat in acest caz relatia devine B2G.
Conceptul de operator economic cuprinde orice entitate care desfasoara o activitate economica constand in executarea de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii (art. 2 lit. b) din OUG 120/2021), insa apreciem ca trebuie sa aiba legatura cu domeniul achiziilor publice guvernate de Legea 98/2016.
In ceea ce priveste o livrare de bunuri/prestare de servicii efectuata in relatia B2G, astfel cum este ea definita prin OUG 120/2021 (adica tranzactii efectuate in baza contractelor incheiate in temeiul actelor normative expres stipulate la art.2 alin. (1) lit. m) din OUG 120/2021), operatorii economici trebuie sa emita doar facturi electronice pe care le transmit in sistemul RO e-Factura.
Doar in cazul celorlalte tranzactii efectuate in relatia B2G (care nu sunt reglementate de prevederile art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG 120/2021), operatorii economici pot emite facturi conform art. 319 din Codul fiscal.
Fata de aceste aspecte, apreciem ca institutiei publice, aplicandu-i-se conditionalitatile impuse de OUG 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare, este obligata la emiterea facturii electronice conform acestui ultim act normativ.
In cazul relatiei B2G (achizitii publice), e-Factura se foloseste direct din contul SPV, cu ajutorul aplicatiei Forexebug.
Programul e-Factura a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2024. Ministerul Finantelor si ANAF au realizat un ghid pentru contribuabili in ceea ce priveste noul program.
E-Factura desemneaza sistemul obligatoriu de facturare electronica pus la dispozitie de Ministerul Finantelor, sistem care permite prelucrarea electronica a datelor, respectiv raportarea, stocarea si descarcarea facturilor prin intermediul serverului ANAF.
Dupa 1 iulie 2024, facturile pe hartie sau in vechiul format electronic nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal. Singurele facturi acceptate in scopul exercitarii dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, in format XML, si transmise beneficiarilor prin sistemul RO e-Factura.
Incepand cu data de 1 iulie 2024, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania, vor avea valoare fiscala doar acele facturi care sunt trimise catre destinatari utilizand sistemul de facturare electronic e-factura, prevede OUG 120/2021.
Astfel, pentru facturile care nu sunt transmise prin sistemul electronic nu se va mai putea deduce taxa pe valoarea adaugata.
Astfel, OUG 120/2021 prevede ca ”nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice”.
Un raspuns oferit in iulie 2024, de catre expertii de la PortalInstitutiiPublice. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si administratie publica.
Autor: Cristian Tanase
Cristian Tanase, cu experienta indelungata in legislatia aferenta Codului administrativ, scrie pe subiecte de interes pentru personalul institutiilor publice, redactand stiri din domeniu si noutati legislative importante!
