Termene de pastrare pentru documentele justificative ale institutiilor publice

 de Cristian Tanase  05 Oct. 2015  8474

---

Institutiile publice au datoria de a pastra in arhiva documentele justificative, in functie de tipul lor, o anumita perioada de timp. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991.

Termenele de pastrare pentru documentele institutiilor publie:

- termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani,
- termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului - financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:
- facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile - pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal , se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal , cu modificarile si completarile ulterioare.
- documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
- documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata sunt:
1.  Nota de receptie si constatare de diferente                                  

2. Bon de primire in consignatie                                                
3. Bon de predare, transfer, restituire                                         
4. Bon de consum                                                              
5. Bon de consum (colectiv)                                               
6. Fisa limita de consum                                                   
7. Dispozitie de livrare                                                       
8. Fisa de magazie                                                              
9. Fisa de magazie (cu doua unitati de masura)                                
10. Lista de inventariere                                                        
11. Lista de inventariere                                                      
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)                    
13. Chitanta                                                                     
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta                                       
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie                                  
16. Decont pentru operatiuni in participatie                                     
17. Ordin de deplasare (delegatie)                                               
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)                              
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)                
21. Nota de debitare-creditare                                                   
22. Extras de cont                                                               
23. Borderou de primire a obiectelor in consignatie                              
24. Borderou de iesire a obiectelor in consignatie                               
25. Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)                 
26. Fisa  de cont pentru operatiuni diverse                                      
27. Fisa  de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)              
28. Document cumulativ                                                           
29. Document cumulativ                                                         
30. Decizie de imputare                                                          
31. Angajament de plata